Al je (HR-)dossiers verdienen een digitaal netwerk

Noem eens één goede reden waarom je nog zou willen werken met papieren (HR-)dossiers! Omdat stapels papier op je bureau aan collega’s bewijzen dat je het druk hebt? Omdat je nog zo geniet van de textuur van het A4’tje in je hand? ;-) Een legitiem antwoord op deze vraag wordt steeds lastiger. In een digitale samenleving draait het namelijk om snelle interactie en efficiënte, en veilige, communicatie. Zowel privé als binnen jouw bedrijf of organisatie.

Startende bedrijven en nieuwe organisaties hebben het in die zin natuurlijk maar mooi makkelijk; zij ‘travelen light’, omdat ze niet belast zijn met een papieren erfenis uit eerdere jaren. Ze gaan gewoon van start met een frisse administratieve organisatie, die volledig digitaal is. Als jouw bedrijf of organisatie al wat langer bestaat, zul je je ergens in de overgangsfase bevinden richting een ‘paperless office’. Er gebeurt al veel digitaal, maar er zitten nog wel wat papieren ‘schakels’ tussen; je hebt nog geen ‘gesloten circuit’, om het zo maar even te noemen. Het nadeel van die papieren schakels is evident; ze halen het tempo uit je processen, je hebt er minder controle over, er moeten bewust handjes aan te pas komen en dat kost tijd (en geld).

Digitaal stroomlijnen

Veel werkgevers hebben hun HR-zaken in de praktijk nog onvoldoende digitaal gestroomlijnd, constateren wij bij Qwoater. Contracten, loonzaken, verslagen van functioneringsgesprekken en stamgegevens van werknemers worden regelmatig op verschillende manieren op verschillende plaatsen opgeborgen. Er zijn zelfs werkgevers – niet u – die er maar weinig moeite mee hebben dat sommige documenten uitsluitend bij een individuele werknemer op een pc staan. Dat is ook geen probleem, mits deze persoon gewoon belooft frequent zijn wachtwoord te wijzigen, nooit zijn pc te laten crashen, nooit ziek te worden en vooral ook nooit met vakantie te gaan. Toestaan dat een ieder naar eigen inzicht zijn documenten bewaart, is vragen om problemen; het is inefficiënt en op onderdelen zelfs riskant. Stroomlijning en centraal beheer van (HR-)documenten is in die zin een noodzakelijk kwaad.

Zorgvuldig werkgeverschap

Er wordt visie van je verwacht, ondernemerschap én zorgvuldig werkgeverschap. Een van de zaken die daarbij horen, is het optuigen van een goede salaris- en personeelsadministratie. Daar horen deugdelijk ingerichte personeelsdossiers bij, die stelselmatig worden geactualiseerd. Van elke werknemer zijn daarin zijn of haar stamgegevens vastgelegd, zoals NAW-gegevens en de datum van indiensttreding Daarnaast moet aanvullende informatie worden opgenomen, zoals een kopie van het identiteitsbewijs van je werknemer, waarop het documentnummer, de pasfoto en het BSN duidelijk zichtbaar zijn. Dit ID-bewijs mag niet verlopen zijn. Het personeelsdossier hoort ook een getekende arbeidsovereenkomst te bevatten, al dan niet aangevuld met wijzigingen, inclusief een functiebeschrijving. Als het goed is, bespreek je het functioneren van je werknemer op vastgelegde momenten gedurende het jaar. De verslagen van deze functionerings- en beoordelingsgesprekken horen eveneens thuis in je (digitale) personeelsdossier.

The next step!

Hoe zorg je er nu voor dat je je personeels- en eigen dossiers op orde hebt en houdt, met zo min mogelijk inspanning en zoveel mogelijk rendement? Dit doe je met Qwoater; onze online oplossing – en daarmee tegelijk een digitaal netwerk – voor het opbouwen, structureren, archiveren en delen van (personeels)dossiers. Dossiers worden veilig op een centrale plaats in de cloud bewaard en afhankelijk van je functie en toegekende autorisatie heb je inkijk- of bewerkrechten. Ook het uitwisselen van documenten met je accountant verloopt op deze manier via een veilig digitaal spoor – met een archief- en audittrailfunctie. Heel wat veiliger dan het mailen van dit soort privacygevoelige documenten.

In deel 2 van deze reeks blogs vertellen we je hoe onze oplossing ervoor zorgt dat je voldoet aan regelgeving op dit gebied!

Ook jouw (HR-)dossier verdient een digitaal netwerk

Deel dit artikel:

Facebooktwitterlinkedinmail
Support