Bewaar gegevens uit een personeelsdossier niet te lang!

“Niet langer dan noodzakelijk bewaren”: de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP), en ook opvolger AVG/GDPR, is heel duidelijk. Persoonsgegevens mogen niet langer dan noodzakelijk bewaard blijven. Maar hoe regel je dat in de praktijk? Qwoater Extended helpt je!

Het bewaren van personeelsgegevens gebeurt bijna vanzelf: bijvoorbeeld bij een sollicitatie of een indiensttreding van een nieuwe medewerker. Je slaat direct gegevens op die nodig zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, denk bijvoorbeeld aan loonbelastinggegevens. Met huidige en nieuwe wetgeving mag je echter niet meer en niet langer dan noodzakelijk persoonsgegevens bewaren.

Situaties zoals een beoordelings- of functioneringsgesprek, of een uitdiensttreding, vormen een natuurlijk moment om het personeelsdossier op te schonen. Maar de vernietiging van gegevens is vaak een sluitstuk. Het glipt er snel tussendoor. Omgaan met persoonsgegevens is echter geen eenmalige actie; het vergt een cyclus-denkwijze. Het belangrijkste: houd vanaf het moment van bewaren al rekening met de vernietigingstermijn!

Welke bewaartermijn voor welk type document?

Maar hoe lang dan? Hoe lang moet of mag je een type document maximaal bewaren? Deze termijn is niet voor elk document hetzelfde. Voor een deel van de documenten geldt een fiscale bewaarplicht. De werkgever moet deze 5 tot 7 jaar na uitdiensttreding bewaren voor de Belastingdienst. Voor overige documenten, zoals een beoordelingsverslag of werkgeversverklaring, geldt geen specifieke wettelijke bewaartermijn. De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert daarvoor 2 jaar aan te houden.

Vanuit de huidige Wet Bescherming Persoonsgegevens zijn de bewaartermijnen al belangrijk. Met de nieuwe AVG/GDPR zijn ze nóg belangrijker. De boetes voor overtreding van de AVG zijn niet mals: 4% van de jaarlijkse wereldwijde omzet of € 20 miljoen, welke van de twee het hoogste is.

Qwoater Extended bewaakt vernietigingstermijnen

Hoe houd je nu goed bij welke gegevens je wanneer moet vernietigen? Op basis van relevante wetgeving en richtlijnen leidt Qwoater Extended af welke vernietigingstermijn op welk type document van toepassing is. Het uitgangspunt is dat gegevens zo snel mogelijk na uitdiensttreding (na 2 jaar) worden vernietigd tenzij een langere bewaartermijn verplicht is (5 of 7 jaar).

Maar goed, met het bepalen van de vernietigingstermijnen ben je er nog niet. Veel digitale systemen zijn perfect ingericht op het verzamelen en bewaren van documenten en gegevens. Ze gaan echter zeer summier om met het verwijderen en écht vernietigen van gegevens. In veel (digitale) dossiers zitten stukken die er niet meer in mogen zitten. Qwoater Extended zorgt er automatisch voor dat de juiste documenten van uit dienst getreden medewerkers op het juiste moment verwijderd worden. Je hebt er geen omkijken meer naar, maar voldoet wel direct aan de wetgeving rondom vernietigingstermijnen.

Door documenten niet langer te bewaren dan strikt noodzakelijk, volgt Qwoater de privacy by default- en privacy by design-principes zoals de AVG die voorschrijft. Op het helpdeskportaal lees je exact welke vernietigingstermijn op welk documenttype van toepassing is.

Voldoe aan wetgeving over de bewaartermijn en vernietiging van gegevens in je personeelsdossiers

Deel dit artikel:

Facebooktwitterlinkedinmail
Support