Professionalisering is ook automatisch documenten genereren

Hoe zorg je ervoor dat je bedrijf of organisatie zo soepel mogelijk functioneert? Een van de manieren om dat voor elkaar te krijgen, is met een stofkam door je processen gaan. Daarbij stel je jezelf bij elk proces de vraag: doen de juiste mensen hier wel de juiste dingen op de aangewezen manier – en doen ze dat ook binnen een reële hoeveelheid tijd? Zodra je repetitieve handelingen tegenkomt, kan automatisering mogelijk een optie zijn. Zo ook binnen je personeelsadministratie.

Als je kijkt naar de documenten die opgenomen zijn in je personeelsdossiers, kom je veel documenten tegen die grotendeels hetzelfde zijn. Het gaat dan onder meer om arbeidsovereenkomsten, leaseregelingen en formulieren die gebruikt worden bij functionerings- en beoordelingsgesprekken. Het enige wat ze van elkaar onderscheidt, is het feit dat ze gepersonaliseerd zijn. Idealiter vindt het personaliseren van deze standaarddocumenten automatisch plaats. In de praktijk zijn er echter veel bedrijven en organisaties waarbij dit nog niet, of onvoldoende, gebeurt. Qwoater biedt je de mogelijkheid om precies dit stukje proces strak in te regelen.

Automatisch documenten genereren

Als eerste maak je een sjabloon of template aan in Word, dat Qwoater inzet om automatisch gepersonaliseerde documenten te genereren. De gegevens die hierbij worden gebruikt, zijn de geregistreerde gegevens in loket.nl. Qwoater biedt je hierbij meer dan 50 velden, waarmee je de actuele persoonlijke gegevens uit de Loket.nl-administratie automatisch in de documenten kunt opnemen. Denk daarbij aan zaken als iemands naam- en adresgegevens, salarisgegevens en functiegegevens. Als je het veld van je keuze hebt bepaald, geef je aan of je volautomatisch documenten voor een individuele werknemer wilt genereren, voor een selecte groep werknemers of juist voor alle werknemers.

Directe opslag in dossier

Nu volgt een belangrijke slag; elk automatisch gegenereerd document wordt namelijk ook direct opgeslagen in het personeelsdossier van de betreffende werknemer. Vanaf dat moment kan je werknemer dit document ook inzien met zijn werknemer-app. Om er zeker van te zijn dat het gegenereerde document eruitziet zoals je dat voor ogen hebt, kan er (steekproefsgewijs) gebruik worden gemaakt van de previewfunctionaliteit. Zo weet je zeker dat documenten eruitzien zoals bedoeld, voordat ze worden vastgelegd in het personeelsdossier. Deze functionaliteit om automatisch documenten te genereren gebruik je voor officiële documenten, maar je kunt er natuurlijk ook de uitnodigingen voor personeelsuitjes of gepersonaliseerde nieuwsbrieven mee maken.

Professionaliseringsslag

Met het automatisch genereren van documenten zet je een belangrijke stap in de verdere professionalisering van je personeelsadministratie. Automatische documentgeneratie gaat met Qwoater snel en effectief. Omdat er nagenoeg geen handjes meer aan te pas komen, neemt het aantal fouten – en daaraan gekoppeld de tijd en inspanning om die fouten te herstellen – drastisch af. Bovendien heb je de geruststelling dat Qwoater ook automatisch de bewaar- en vernietigingstermijnen van deze documenten voor je in de gaten houdt. Zo weet je zeker dat je niet alleen efficiënt, maar ook compliant werkt.

Hoe je in control bent over je personeelsdossiers, kun je lezen in het volgende artikel in deze reeks.

Genereer ook jouw documenten automatisch

Deel dit artikel:

Facebooktwitterlinkedinmail
Support