Weleens een personeelsdossier onbewaakt op tafel laten liggen?

Als er iets is wat je niet onbewaakt op tafel laat liggen, dan is het wel een personeelsdossier van een van je werknemers. Een personeelsdossier bevat vertrouwelijke informatie (onder andere persoonsgegevens), die alleen voor de juiste ogen bestemd is en niet voor nieuwsgierige aagjes onder de collega’s. Personeelsdossiers laat je uiteraard ook niet digitaal ‘slingeren’. Vanuit wet- en regelgeving kun je afleiden hoe je op correcte wijze omgaat met de gegevens in je (digitale) personeelsdossiers.

De Wet werk en zekerheid en recente ontwikkelingen in het ontslagrecht maken duidelijk hoe belangrijk het is dat je de opbouw en bescherming van je personeelsdossiers serieus neemt. Onder meer om disfunctioneren en re-integratie-inspanningen van werknemers te onderbouwen. Een personeelsdossier is een ‘living document’, waarin je volledig en tot op het juiste detailniveau zaken opneemt die betrekking hebben op je werknemer en zijn of haar functioneren. Het opzetten van een goed personeelsdossiers is niet complex. Het is vooral een kwestie van discipline en de zaken gestructureerd bijhouden. Qwoater biedt je een online omgeving waarin je, met behulp van standaard documentcategorieën, alle personeelsdocumentatie gemakkelijk en gestructureerd opbergt. Het gaat dan onder meer om NAW-gegevens, kopieën van ID-bewijzen, functiebeschrijvingen, verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Maar ook om verslagen van verbetertrajecten en eventuele wanprestaties en/of officiële waarschuwingen. De opgaaf gegevens voor de loonheffingen worden hier eveneens in meegenomen. In Qwoater ben je er tevens van verzekerd dat een ieder naar dezelfde, meest actuele gegevens kijkt. Zo kan ook je accountant controleren of dossiers correct en volledig zijn.

Veilig documenten delen

Hoe zorg je er nu voor dat een personeelsdossier alleen wordt ingezien door degene die dat mag? Hiervoor heeft Qwoater een flexibele autorisatiematrix gebouwd. Daarin geef je aan wie toegang krijgt tot welk dossier en wie er gerechtigd is (of zijn) om hier wijzigingen in aan te brengen. Ook de toegangsrechten voor je accountant regel je in deze matrix. Op dit moment werken veel bedrijven nog met een netwerkschijf waar deze dossiers in een speciale map zitten. Dit is een stukje schijnveiligheid; dus géén geaccepteerd veiligheidsniveau dat je werknemers van je verwachten en de wetgever van je vereist. De autorisatiematrix schermt de gegevens van je werknemers af voor niet-belanghebbenden en maakt het tegelijk mogelijk dat werknemers hun eigen dossier kunnen inzien. Als werkgever ben je er ook wettelijk toe verplicht om je werknemers inzage te bieden. Met Qwoater regel je dit direct, omdat je werknemers hiervoor 24/7 de gekoppelde werknemerapp van loket.nl kunnen gebruiken. Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer zul je ook altijd moeten vertellen dat je zijn of haar gegevens in het personeelsdossier opslaat. In Qwoater kun je een standaardverklaring over de verwerking van personeelsgegevens in je werkgeversdossier opnemen, dat je medewerkers rechtstreeks kunnen raadplegen. Dat scheelt telefoontjes en e-mails.

Inspelen op de regels

Wet- en regelgeving beïnvloedt de manier waarop je met je personeelsdossiers moet omgaan. Het lastige daarvan is dat niet alle eisen even concreet omschreven zijn – en dat biedt enige interpretatievrijheid. Waar moet je zoal rekening mee houden?

  • Op je personeelsdossiers is de Wet Bescherming Persoonsgegevens van toepassing, omdat ze persoonsgegevens bevatten. Voor jou betekent dit dat je je personeel duidelijk moet informeren over de reden waarom je gegevens over hen verzamelt. Ook moet je je werknemers op verzoek inzage bieden in hun dossiers en ben je verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens in de personeelsdossiers. Documenten in het dossier mag je niet langer bewaren dan noodzakelijk. Qwoater bewaakt automatisch de wettelijke vernietigingstermijnen van documenten voor je en schoont ze op het juiste moment op.
  • De Meldplicht Datalekken werkt door. De overeenkomst tussen Qwoater en je accountants-/administratiekantoor regelt de afspraken in het kader van de meldplicht en procedures.
  • Op 25 mei 2018 wordt de Algemene Gegevens Verordening van kracht, waardoor je aan strengere regelgeving op dit gebied gebonden wordt. Het wordt een grote uitdaging om daar op de juiste wijze aan te voldoen. Qwoater ondersteunt je hierbij door privacy van gegevens te borgen en door audittrails te genereren, zodat je kunt zien wie op enig moment aan welk document gewerkt heeft. Daarnaast draagt het systeem bij aan dataportabiliteit; dossiers kunnen veilig en gemakkelijk worden gedeeld binnen je organisatie én met je accountant. Ook als je onverhoopt bij Qwoater weggaat, kun je eenvoudig je gegevens meenemen.

Qwoater beweegt dus mee met veranderende wet- en regelgeving, zonder dat je daar zelf bovenop hoeft te zitten. Een veilig gevoel!

In het volgende blog staan de bewaar- en vernietigingstermijnen van documenten binnen je personeelsdossier centraal.

Berg ook jouw personeelsdossier veilig op!

Deel dit artikel:

Facebooktwitterlinkedinmail
Support