Bullens Accountants: “Niets meer via de post of per e-mail, maar alles overzichtelijk in een online omgeving."

Wanneer jouw familiebedrijf bekend staat om persoonlijke aandacht voor klanten, wil je dit natuurlijk in iedere samenwerking waarmaken. Daarom is dat bij Bullens Accountants een van de belangrijkste pijlers. Maar welke rol speelt documentenopslag daarin? En hoe zorg je ervoor dat klanten hun dossiers goed op orde houden? Joop Marsman, ervaringsdeskundige én teamleider salarisadministratie bij Bullens Accountants, weet daar wel raad mee. Hij neemt ons mee in zijn aanpak én geeft tips over het bepalen van de juiste mappenstructuur.

Passie voor het vak

Joop werkt al meer dan dertig jaar bij Bullens Accountants, waar de personeels- en salarisadministratie van midden– en kleinbedrijven een belangrijk onderdeel is van hun dienstverlening. Joop: “Het kantoor is een familiebedrijf, dat van vader op zoon is overgegaan. Ook de jongste generatie Bullens is hier inmiddels werkzaam. Een persoonlijke benadering, passie voor het vak en deskundigheid staan bij ons altijd voorop.”

Salarisadministratie is een vak apart

Bij de salarisadministratie komt een hoop kijken. Medewerkers van klanten vragen regelmatig informatie op over hun loonstrook of salaris. Bijvoorbeeld over welke rechten zij hebben bij geboorteverlof.

De klant heeft die kennis niet altijd zelf in huis, maar Joop en zijn collega’s staan altijd klaar voor de medewerkers. Joop: “Salarisadministratie is echt een specialisme: het gaat veel verder dan alleen de salarisverwerking. Onze dienstverlening bestaat daarom ook uit salarisadvies op het gebied van arbeidsrecht, sociale verzekeringen en loonheffingen.”

Meegaan met de tijd door te digitaliseren

Bullens Accountants zet al een aantal jaar in op digitalisering. Het klantenbestand bleef – en blijft nog steeds – groeien, de AVG-wetgeving werd ingevoerd en dus werd het tijd om hier stappen in te zetten. “Automatisering heeft altijd al een belangrijke rol gespeeld bij de groei en ontwikkeling van Bullens Accountants. Bijvoorbeeld door in pilottrajecten nauw samen te werken met softwareleveranciers. Zo leveren we een actieve bijdrage aan de ontwikkeling van software. Met de invoering van de AVG-wetgeving werd ook de veiligheid van klantdossiers en het beschermen van persoonsgegevens een belangrijker onderdeel binnen ons kantoor.”

Bullens Accountants

Joop Marsman, teamleider salarisadministratie

“Het doel van archiveren is het snel kunnen terugvinden van informatie, niet het snel opbergen.”

Veilig én slim documenten opslaan

De software die Bullens Accountants destijds daarvoor gebruikte, bleef helaas achter op het gebied van digitalisering. Daarom gingen zij op zoek naar een betere oplossing. “Uiteindelijk zijn we overgestapt naar de HR- en salarissoftware van Loket.nl en zo kwamen we terecht bij de Document Hub van Qwoater. Hier maken we dagelijks gebruik van, het is een slimme, veilige en digitale opslag van alle klantdossiers. Niets meer via de post of per e-mail, maar alles overzichtelijk in een online omgeving. En ook klanten loggen makkelijk zelf in om documenten aan dossiers toe te voegen.”

Een goede mappenstructuur zorgt voor betere samenwerking

Maar een centrale en gedigitaliseerde documentenopslag alleen is niet voldoende. Ook de indeling van je dossiers is ontzettend belangrijk voor het snel terugvinden van documenten en een betere samenwerking met je klant. Joop: “Al onze klanten werken met de Document Hub. Dat start al bij de kennismaking en samenwerking van een nieuwe klant.

Wanneer je samen zorgt voor een logische mappenstructuur en dat afstemt met je klant, vinden zij documenten ook sneller terug. Het doel van archiveren is het snel kunnen terugvinden van informatie, niet het snel opbergen. Wij ondersteunen onze klanten ook bij de inrichting van de dossiers in de Document Hub. Maar de klant moet hier natuurlijk zelf ook de toegevoegde waarde van in zien.”

Meer tijd voor persoonlijke aandacht

Door samen met je klant te bepalen welke mappenstructuur voor beide partijen het beste werkt, blijft er meer tijd over voor persoonlijke aandacht. “Doordat we vooraf zorgen dat onze klanten met de Document Hub werken en we duidelijke afspraken maken, komt dat de samenwerking ten goede. Met een juiste structuur én uniforme werkwijze plukken de klanten daar de vruchten van. Je hebt zo vaker contact met je klant en er is meer tijd over voor bijvoorbeeld persoonlijk aanvullend advies. Voor iedereen een win-winsituatie“

Goede voorbereiding op de inrichting

Tenslotte heeft Joop nog dé gouden tip voor accountants die overwegen om over te gaan naar een betere documentenopslag: “Wanneer je overgaat op een nieuw of beter systeem, zoals de Document Hub, moet je dat alleen doen om de juiste redenen en niet omdat je denkt dat het moet. Bereid je goed voor en denk vooraf na over hoe je alles wil inrichten, waarom je dat op die manier wil doen en hoe je dat gaat waarborgen. Alleen zo kun je er het maximale uithalen: voor jezelf én voor je klanten.”

Beter samenwerken met je klanten dankzij de Document Hub?

Ben je benieuwd hoe je er met onze Document Hub voor zorgt dat jouw documenten op orde zijn? Of wil je net als Joop makkelijk met klanten samenwerken aan klantdossiers? Boek dan een gratis demo óf neem contact met ons op.