De Hooge Waerder: “Zonder goede documentenopslag is goede klantbediening niet waar te maken”

Heb je als groot accountantskantoor te maken met verschillende afdelingen, dan is een goede samenwerking natuurlijk essentieel. Je wil met gemak samenwerken aan een document én deze uitwisselen met elkaar. En hoe zorg je ervoor dat je documentenuitwisseling nog steeds soepel loopt, als jouw kantoor zich samenvoegt met een ander kantoor? Ervaringsdeskundige én manager Personeelsdiensten bij De Hooge Waerder, Ramon Wortelboer, vertelt het ons!

De Hooge Waerder

Ramon werkt al een lange tijd bij De Hooge Waerder, een accountantskantoor met een samenstelafdeling, salarisadministratie én juristen – alles in één dus. Hij werkt hier al zo’n 20 jaar met veel plezier. Ramon: “De Hooge Waerder is van oorsprong een accountantskantoor, maar dat is steeds verder uitgebreid. Zo doen we nu bijvoorbeeld ook Personeelsdiensten. We zijn een groot kantoor met veel verschillende afdelingen en meerdere locaties.”

Goede documentenopslag = goede klantbediening

Bij zo’n groot kantoor zoals De Hooge Waerder moet alles in de kern lekker op orde zijn om hun vele klanten te helpen. Dat lukt ze met het gebruik van de Document Hub. Ramon vervolgt: “Bij De Hooge Waerder vinden we persoonlijk contact met onze klanten enorm belangrijk, we helpen ze van a tot z. Ik noem dat altijd ‘one stop shopping’: we hebben alles onder één dak.

Omdat we alles in huis hebben, en klanten dus vaak met verschillende afdelingen zakendoen, is een goede samenwerking onderling een belangrijke factor binnen ons werk. Je wil klanten persoonlijk benaderen en dat ze zich echt gehoord voelen. Daarnaast wil je ze ook het vertrouwen geven dat het intern goed op orde is, want krijgen ze dat gevoel niet: dan blijven ze ook niet. De Document Hub heeft daarin een groot aandeel, want zonder goede documentenopslag is een goede klantbediening niet waar te maken.”

Samenwerking loonadministratie en samenstelafdeling

Bij De Hooge Waerder gebruiken ze de Document Hub al een lange tijd. “Wij gebruiken de Document Hub in combinatie met de HR- en salarissoftware van Loket.nl. Dit zorgt voor een hele fijne samenwerking met alle afdelingen onderling. Wanneer de samenstelafdeling bijvoorbeeld jaarrekeningen opstelt, krijgen ze vanuit de Hub rapportages waar ze data uit ophalen.

Dat werkt top, want de samenstelafdeling heeft geen toegang tot Loket.nl en op deze manier kunnen zij toch makkelijk bij de nodige documenten. Ik merk dat dat de samenwerking tussen de loonadministratie en de samenstelafdeling ook echt bevorderd.”

De Hooge Waerder

Ramon Wortelboer, Manager

Het wordt steeds belangrijker om met meerdere partijen in documenten te werken. Dankzij Qwoater verzorgen wij voor onze klanten een AVG-proof methodiek. Hierdoor zijn wij én onze klanten klaar voor de toekomst!

Makkelijk gekoppeld bij overname

Maar niet alleen voor de onderlinge samenwerking helpt het gebruik van de Document Hub. Eerder dit jaar heeft De Hooge Waerder een ander accountantskantoor overgenomen, alleen zij werkten met een andere applicatie. Hoe losten ze dat op? Ramon: “Het fijne aan de Document Hub is dat het niet alleen met Loket.nl koppelt, maar ook met andere applicaties. Zo werkte het andere kantoor met Nmbrs en dat wilden ze graag zo houden.

Ondanks dat de koppeling met Nmbrs niet direct gemaakt kon worden, kon ik wel alle werkgevers invoeren. En door al hun dossiers in de Document Hub te zetten was het een kwestie van plug-and-play. Zij blijven gewoon inloggen in Nmbrs zoals ze al deden, dus er verandert qua werkwijze verder niet zoveel voor ze.”

Veilig documenten delen met klanten

Iedereen binnen De Hooge Waerder werkt dus met de Document Hub, inclusief alle klanten. Ramon: “Al onze klanten zijn verplicht om gebruik te maken van de Document Hub – of ze inloggen met Loket.nl of Nmbrs, maakt voor ons niet uit. Het grootste voordeel van de Document Hub voor klanten? Het ondertekenen van documenten gaat heel makkelijk én ze weten dat de documenten veilig staan opgeslagen.

Wat ik zelf prettig vind, is dat de Document Hub automatisch rekening houdt met bewaartermijnen. Zo hoeven wij niet meer zelf na te denken over het verwijderen van gegevens, in verband met wetgevingen zoals de AVG, maar doet de Document Hub dat automatisch. Dat geeft niet alleen onszelf, maar ook onze klanten een veilig gevoel.”

Verbeteren vanuit de praktijk

Buiten dat de Document Hub De Hooge Waerder helpt met een slimme én veilige documentenopslag, is Ramon ook heel blij met de samenwerking met Qwoater. Ramon vertelt: “Qwoater heeft de Document Hub echt geïnnoveerd, mede omdat ze altijd openstaan voor feedback en de samenwerking met ons opzoeken.

Wanneer ik feedback geef over bijvoorbeeld een functionaliteit, luisteren ze altijd aandachtig en komen ze er ook echt op terug. Op die manier blijven ze de Document Hub verbeteren vanuit de praktijk. Ik wil echt niet meer terug naar de oude manier van documentenopslag.”

Is de Document Hub ook iets voor jouw kantoor?

Nieuwsgierig geworden naar onze Document Hub door het verhaal van Ramon? Of heb je, net als De Hooge Waerder, onlangs een kantoor overgenomen en zit je met de handen in het haar over het overzetten van documenten? Boek dan een gratis demo óf neem contact met ons op.

Sed do eiusmod tempor

Orci a scelerisque purus semper eget duis. Interdum velit laoreet id donec ultrices tincidunt arcu non sodales. Proin sagittis nisl rhoncus mattis rhoncus urna neque. Dignissim suspendisse in est ante in nibh mauris cursus. Imperdiet massa tincidunt nunc pulvinar sapien et ligula. Massa sapien faucibus et molestie ac feugiat. Sed odio morbi quis commodo odio aenean sed adipiscing. Condimentum mattis pellentesque id nibh tortor id aliquet.

Nulla vitae elit libero, a pharetra augue.
Aenean lacinia bibendum nulla sed consectetur.
Vivamus sagittis lacus vel augue laoreet rutrum faucibus dolor auctor.

Sed posuere consectetur est at lobortis.
Duis mollis, est non commodo luctus, nisi erat porttitor ligula, eget lacinia odio sem nec elit.
Maecenas sed diam eget risus varius blandit sit amet non magna.