Met Qwoater versterkt Qwintess haar positie als proactief financieel advieskantoor

Qwintess is een fiscaal en financieel advieskantoor en, zoals ze zichzelf ook noemen, een kweekvijver voor jong talent. Vanuit Noordwijk helpt het team klanten met financiële en fiscale vraagstukken waarbij ze verder kijken dan de cijfers van vandaag. “We willen weten wat er bij een klant speelt en op tijd signaleren welke kansen en bedreigingen eraan komen,” vertelt registeraccountant en partner Joeri de Jong.

“We hebben een heleboel data en daar willen we zoveel mogelijk uithalen,” vult accountant-partner Julian Jonker aan. “Daar heb je software voor nodig die met je meebeweegt.” En precies daar begon het vorige DMS te wringen. Daarom stapte Qwintess recent over op de Document Hub van Qwoater. Joeri en Julian vertellen hoe die implementatie verloopt — waar ze op dit moment nog middenin zitten — én waar ze samen met Qwoater naartoe willen groeien.

Van eigen werkwijze naar een slimme standaard

Tot voor kort werkte Qwintess met een ander DMS, dat niet specifiek ontwikkeld is voor de accountancy. Dat betekende dat de structuur voor dossiers en documenten niet standaard aansloot op hun werkprocessen. “We moesten daardoor nog een heleboel zelf inrichten,” vertelt Joeri. “Ook waren de koppelingen met onze andere tools beperkt, waardoor we uiteindelijk alsnog veel handmatig aan het uploaden en archiveren waren.”

Die versnipperde werkwijze merkte Qwintess ook in de samenwerking met hun klanten. “Veel klanten bewaarden eigen versies van documenten in hun mailboxen of andere omgevingen. Daardoor werden bestanden heen en weer gestuurd en wist je op een gegeven moment niet meer of je allebei nog met dezelfde versie werkte.” Qwintess snakte daarom naar één centrale omgeving voor klant en accountant. “Dat, én het feit dat Qwoater qua naam geweldig past bij Qwintess en onze zusteronderneming Qwestor, gaf voor ons de doorslag om samen in zee te gaan,” grapt Julian. Een match made in heaven, al zeggen we het zelf.

Een oplossing gebouwd voor accountants

Gelukkig bleek die match ook inhoudelijk te kloppen. Al vanaf het eerste moment merkte Qwintess een enorm verschil met het vorige DMS. “We zitten natuurlijk nog midden in de implementatie, maar we merkten met Qwoater al meteen dat er vanuit de praktijk van een accountantskantoor is gedacht,” vertelt Joeri. “De structuur klopt, koppelingen sluiten beter aan op onze werkwijze en ook de samenwerking met klanten is logischer ingericht. Dat scheelt een hoop tijd én handmatig werk.”

Ook de eerste geluiden vanuit het team zijn positief. “We hebben door de jaren heen natuurlijk een eigen werkwijze opgebouwd, dus overstappen is altijd even schakelen. Samen met Qwoater kijken we hoe we zoveel mogelijk van onze werkwijze kunnen behouden en het tegelijkertijd slimmer kunnen inrichten. Het Qwoater-team denkt daarin actief mee en geeft het ook eerlijk aan iets volgens hen beter kan. Zo leggen we niet de hele puzzel opnieuw, maar vervangen we alleen de stukken die slimmer kunnen.”

De rol van de accountant verschuift

En zodra die puzzel eenmaal ligt, is Qwintess klaar voor wat Julian ‘de nieuwe wereld’ noemt. “We werken al lang niet meer op basis van uurtje-factuurtje. Klanten kunnen tegenwoordig zelf ook informatie uit hun documenten halen met AI. Daar hebben ze ons niet meer voor nodig.” De rol van de accountant verschuift daardoor steeds meer van kennisdrager naar regisseur. “Voordat de klant een vraag stelt, moet jij eigenlijk al in de data zien wat eraan komt. Dán voeg je echt waarde toe.”

Maar daarvoor moet je documentbasis wel op orde zijn. “We werken al met AI, maar generieke tools hebben natuurlijk geen toegang tot een compleet klantdossier. Je kunt een losse pdf uploaden en daar vragen over stellen, maar dat is iets anders dan verbanden en signalen uit duizenden documenten tegelijk halen.” Juist met één centrale documentbasis binnen Qwoater wordt dat mogelijk. “En dat de AI ook nog eens op Europese bodem draait, maakt het plaatje voor ons wel compleet,” voegt Joeri toe.

Bouwen aan een AI-driven accountantskantoor?

Een AI-driven kantoor begint niet bij AI, maar bij de basis. Eén centrale plek waar klant en accountant met dezelfde documenten werken, minder handmatig werk nodig is en informatie klaarstaat om slimmer te benutten. Met de Document Hub van Qwoater leg je die basis voor vandaag én voor proactiever advies morgen. Ook bouwen aan een AI-ready accountantskantoor? Boek hier je demo!

Sed do eiusmod tempor

Orci a scelerisque purus semper eget duis. Interdum velit laoreet id donec ultrices tincidunt arcu non sodales. Proin sagittis nisl rhoncus mattis rhoncus urna neque. Dignissim suspendisse in est ante in nibh mauris cursus. Imperdiet massa tincidunt nunc pulvinar sapien et ligula. Massa sapien faucibus et molestie ac feugiat. Sed odio morbi quis commodo odio aenean sed adipiscing. Condimentum mattis pellentesque id nibh tortor id aliquet.

Nulla vitae elit libero, a pharetra augue.
Aenean lacinia bibendum nulla sed consectetur.
Vivamus sagittis lacus vel augue laoreet rutrum faucibus dolor auctor.

Sed posuere consectetur est at lobortis.
Duis mollis, est non commodo luctus, nisi erat porttitor ligula, eget lacinia odio sem nec elit.
Maecenas sed diam eget risus varius blandit sit amet non magna.