5 populairste DMS systemen voor accountants- en administratiekantoren

Ben je op zoek naar een nieuw document management systeem (DMS) voor jouw accountants- of administratiekantoor? Dan heb je de keuze uit meerdere DMS’en. Maar wat zijn de verschillen tussen de leveranciers? Wat zijn de voor- en nadelen van elke oplossing? En welke past nu echt bij jullie kantoor en ambities? We zetten de 5 populairste DMS’en voor accountants op een rijtje!

1: M-Files

M-Files is een Fins bedrijf dat ook een hoofdkantoor in Amerika heeft. Ze werken met lokale distributeurs, waaronder GEONE met een kantoor in Utrecht en Antwerpen. Het DMS van M-Files is heel generiek, waardoor je het in elke branche kunt inzetten.

Voordelen

Een DMS met veel functionaliteiten, dat je overal voor kunt gebruiken
Maatwerk is mogelijk
Een oplossing voor ál je documenten, waardoor ook andere documentatie – naast je klantdocumenten – in hetzelfde systeem zit. (Tip! Vraag je af of dit wel echt zo belangrijk is)

Nadelen

Kosten zijn moeilijk beheersbaar, doordat de tarieven van veel factoren (gebruikers, modules, koppelingen en meer) afhangen
Koppelt vooral met grote softwaresystemen die accountants beperkt gebruiken (bijv. AutoCAD en Gmail)
Weinig invloed op development
Niet specifiek gericht op de accountancybranche, waardoor beperkte kennis van deze branche.
De cloudoplossing is afhankelijk van lokale desktop-installaties voor volledige functionaliteit
Uitgebreid implementatietraject doordat het een enterprise-oplossing is
Voor onderhoud en beheer is een M-Files-applicatiebeheerder noodzakelijk

2: SharePoint

SharePoint is een oude bekende onder de Microsoft-oplossingen en heeft DMS-functionaliteiten. Veel accountantskantoren maken door de transitie naar de cloud al gebruik van Microsoft 365, dus lijkt het voor de hand te liggen om SharePoint als DMS te gebruiken. Steeds meer kantoren gaan echter na een tijdje toch op zoek naar een andere oplossing voor de klantdocumenten.

Voordelen

Volledig ontwikkeld vanuit de cloud
Onderdeel van je Microsoft 365-abonnement
Volledig geïntegreerd in je Microsoft 365-omgeving
Veel deelfunctionaliteiten die handig zijn voor werken in kleine teams en bij ad hoc werkzaamheden

Nadelen

Niet gericht op de accountancy
Geen invloed op development
Je verliest snel de structuur en het toegangsbeheer is ingewikkeld
In de praktijk onveilig voor opslag van klantdocumenten, vertrouwelijkheid is lastig te garanderen
Voornamelijk een netwerkschijf in de cloud, zonder echte DMS-voordelen
Gebruiker is verantwoordelijk voor de inrichting en veiligheid
Documenten delen via meerdere gekoppelde systemen is moeilijk/niet mogelijk

Meer weten over SharePoint inzetten als DMS? Lees dan hier verder.

3: Hyarchis Document Management

Hyarchis heeft roots in de hypotheekbranche en werd bekend in de accountancy door de samenwerking met Unit4/Exact, met het product Unit4 Documentmanager. Deze samenwerking is recent beëindigd, waardoor ze haar klanten nu rechtstreeks ondersteunt. De cloudoplossing van Hyarchis is generiek toepasbaar binnen meerdere branches.

Voordelen

AI-capaciteiten waarmee ze Compliance en Operational Efficiency integreren in het platform
Een oplossing voor al je documenten
Geïntegreerd met Office 365 – realtime samenwerken in documenten via Office Online
Veel controle over toegangsbeheer tot dossiers en documenten
Sjablonen beschikbaar, voor bijvoorbeeld de accountancy

Nadelen

Focussen niet alleen op DMS-functionaliteiten
Uitgebreid implementatietraject
Gefinancierd door externe investeerders, waardoor de ontwikkeling van de organisatie onzeker is
Kosten zijn moeilijk beheersbaar, doordat het afhangt van de modules, het aantal en type gebruikers
De on-premise-oplossing is de helft goedkoper dan de cloudoplossing

4: Qwoater

Qwoater is een Nederlands bedrijf, dat hun DMS-oplossing specifiek ontwierp voor de accountancybranche. Zij bieden een standaardoplossing aan, die volledig in de cloud zit. Dit maakt de implementatie laagdrempelig. Alleen kun je de oplossing niet zelfstandig uitbreiden met bijvoorbeeld (nog) niet-ondersteunde documentsoorten. Hun DMS wordt alleen gebruikt binnen accountants- en administratiekantoren.

Voordelen

Volledig ontwikkeld vanuit de cloud
Eenvoudig te integreren en te koppelen met je belangrijkste accountancysystemen
Plug and play – geen lang migratietraject
SOC 2 Type II – hoge veiligheidsstandaard voor het hele systeem
Volledig gericht op accountants en administratiekantoren
Voorspelbare kosten doordat je enkel betaalt per dossier
Sterk autorisatiemodel dat het kleinste tot het grootste kantoor ondersteunt
Korte time-to-market – functionaliteiten worden elke twee weken uitgebreid

Nadelen

Geen maatwerk mogelijk, alle ontwikkelingen zijn beschikbaar voor alle klanten
Uitsluitend voor verwerking en beheer van klantdocumenten
Documenttypes zijn centraal bepaald en kun je niet handmatig toevoegen

5: Like-IT

Dit spreekt misschien voor zich, maar in al je enthousiasme vergeet je soms een hele praktische zaak: de duur van het implementatietraject. Laat de snelheid waarmee je kunt starten meewegen in je keuze voor een DMS. Want hoe fijn is het als je het snel kunt gebruiken in je kantoor? Voorkom een technisch traject waarbij je eerst jouw applicatielandschap volledig moet onderzoeken. Voor een native-cloudoplossing is dit echt niet nodig.

Voordelen

Maakt met hun add-on klantdossiers in SharePoint beter beheersbaar
Meer sturing en veiligheid binnen SharePoint
Relatief veel in gebruik binnen de accountancy
Geïntegreerd met Microsoft 365 – realtime samenwerken in documenten

Nadelen

Afnemen van pilot van 2500 euro verplicht
Hoge minimumprijs van 19.000 euro per jaar
Levert meer dan alleen DMS, dus ze moeten hun aandacht verdelen
Koppelen niet met elke partij, dus kans op vendor lock-in
Implementatie vraagt meer aandacht dan bij echte cloud-oplossingen
Erg afhankelijk van ontwikkelingen binnen Microsoft/Sharepoint met relatief veel beheer
Geen zelfstandige cloud-oplossing, maar een add-on op je eigen Microsoft-tenant

Ontdek Qwoater

Deze lijst met voor- en nadelen is een beknopt overzicht. Daarom geven we hier nog negen tips bij het kiezen van een DMS. Wil je diepgaandere informatie over een product? Bezoek dan vooral de website van de DMS-leverancier die jouw interesse wekt. Viel jouw oog op ons? Boek dan hier een demo en ontdek of Qwoater bij jouw kantoor past.