Banvo kiest voor Qwoater: “Standaardisatie is de sleutel tot succesvolle digitalisering”

Door: Ernesto Lopez Vega – CEO van Qwoater

Als (middel)klein administratie- of belastingkantoor heb je er vast al

van gehoord: BANVO. Dit landelijke netwerk biedt kantoren bestaanszekerheid en continuïteit door te verenigen en te helpen met kennis, mankracht en connecties.

Onder andere voor zaken zoals organisatiestructuur, personeel en IT.

Aangesloten kantoren komen met een vraagstuk, bijvoorbeeld over documentmanagement. BANVO gaat vervolgens op zoek naar een oplossing, brengt een advies uit en bestempelt de leverancier als preferred partner. Net als wij! Benieuwd hoe wij dit label hebben verdiend? Perry Telle, ICT-adviseur bij BANVO, vertelt er alles over in dit interview.

Daarom BANVO

Belasting- en administratiekantoren die zich aansluiten bij BANVO, behouden hun eigen identiteit en maken tegelijkertijd gebruik van de voordelen van BANVO. Dat werkt zo: een kantoor wordt verkocht aan BANVO voor 100% van de waarde, maar behoudt zelf 40% van de rechten én het totale zeggenschap over het bedrijf. Onder de vleugels van BANVO maken ze vervolgens gebruik van best practices op het gebied van IT én profiteren ze van centraal geregelde werving en communicatie.

Aan het einde van de rit kan die overige 40% worden verkocht aan een eigenaar die het kantoor en BANVO samen uitkiezen – waardoor de oorspronkelijke eigenaren onderaan de streep 140% van de waarde krijgen uitbetaald. Klinkt te mooi om waar te zijn? Perry legt uit: “Een gezond kantoor maakt zo’n twintig tot dertig procent winst per jaar. Door de 60%-regeling van BANVO, is het een goede deal voor beide partijen. Een win-winsituatie.”

Safety in numbers

Naast dit aantrekkelijke verdienmodel, is er nóg een reden voor kantoren om zich bij BANVO aan te sluiten. “Er is safety in numbers. Je kunt je voorstellen dat een klein kantoor alleen veel minder voor elkaar krijgt dan een organisatie met 36 aangesloten kantoren. Als organisatie hebben we een sterkere onderhandelingspositie met onder andere softwareleveranciers.

Om nog meer slagkracht te genereren als individueel kantoor, zien we ook dat veel kantoren onder onze vleugels samen in zee stappen. Eén kantoor met dertig man weegt toch net wat zwaarder voor leveranciers dan twee kantoren van vijftien man. Verder hebben wij experts in huis die de tijd én resources hebben om zich te verdiepen in nieuwe innovaties – dat hebben kleine kantoren vaak niet.”

Standaardisatie: de sleutel tot succes

Een belangrijk uitgangspunt van de BANVO is dat alle kantoren hun eigen zeggenschap houden. “De kantoren die zich bij ons aansluiten, werkten al jaren op een rendabele manier. Waarom zouden we dat willen veranderen? Kantoren houden daarom hun eigen karakter én zeggenschap – wij brengen enkel advies uit over zaken.”

En één van de adviezen die BANVO het vaakst uitbrengt, is standaardisatie. Perry legt uit: “Sowieso is het belangrijk om bínnen een kantoor te standaardiseren en te zorgen dat alle werknemers op een uniforme wijze werken. Maar ook binnen de branche is dit belangrijk. Ook al werken kantoren met verschillende softwaresystemen – als je maar op eenzelfde manier werkt, maakt dat samenwerken stúkken makkelijker. Daarom stimuleren we dit ook extra onder de kantoren die bij ons zijn aangesloten.”

Documentatie, het hart van je kantoor

Natuurlijk deelt BANVO ook tips over specifieke softwareapplicaties. En over de beste aanpak om hun werkwijzen en IT-structuur te updaten. Perry vertelt: “Wanneer ze gaan digitaliseren en standaardiseren, kijken veel kantoren als laatste naar hun DMS. Maar dat is eigenlijk hartstikke onhandig. Je documentmanagement is het centrale hart van je onderneming – als je daar nou begint met standaardiseren, kun je vervolgens je andere applicaties daarbij gemakkelijk in- of uitpluggen.

Staan je documenten goed ingeregeld? Dan levert dat veel voordelen op tijdens de migratie van bijvoorbeeld een ERP-systeem of andere software. Je moet in dat geval wel een modern systeem hebben, zodat je een actie direct over ál je klanten kunt uitvoeren. Bij een omgeving als SharePoint wordt dat al lastig. Daarnaast heeft dat programma zó veel mogelijkheden, dat je door de bomen het bos niet meer ziet.”

DMS of Document Hub

Een goed alternatief voor SharePoint? “Sommige kantoren kiezen voor een DMS dat ze kennen, maar in het kader van standaardisatie adviseren wij vaak de Document Hub van Qwoater. De Document Hub is speciaal ingericht voor de accountancy. Het doet precies wat een kantoor nodig heeft, niet meer en zéker niet minder. Dat is een groot voordeel, op die manier raak je namelijk niet verstrikt in de honderden – vaak ongebruikte – functionaliteiten.

Daarnaast plug je het makkelijk in of uit je andere systemen, waardoor het een goed startpunt is om je kantoor mee te standaardiseren.” Natuurlijk blijven kantoren ook hier vrij om een eigen keuze te maken, vertelt Perry. “We werken altijd vanuit de wensen van een kantoor. Op het moment dat een kantoor flexibiliteit wil, een vooraf ingerichte mappenstructuur en talloze integraties – dan kom je toch al snel uit bij Qwoater. Het is een standaardoplossing die naadloos aansluit bij die behoeften.”

BANVO x Qwoater

Welke rol verwacht Perry dat Qwoater in de aankomende jaren gaat spelen voor BANVO? Hij legt uit: “Het doel is om twee of drie complete straten te ontwikkelen met softwarepakketten die optimaal samenwerken. Kantoren kunnen dan in één keer voor zo’n straat kiezen – dan zijn ze helemaal klaar. Dat is wel zo makkelijk voor ze. Qwoater zal op dat moment ook een vaste plek krijgen in één van die straten.”

Ook standaardiseren met Qwoater?

Ben jij ook op zoek naar een manier om de werkwijze binnen jouw kantoor te standaardiseren? Start dan, zoals Perry aangeeft, met jouw centrale documentopslag. Boek een vrijblijvende demo van de Document Hub en ontdek hoe wij jouw werkwijze kunnen optimaliseren!