Blog: Waarom is het een probleem als we documenten via de mail delen met onze klanten? | Qwoater

Waarom is het een probleem als we documenten via de mail delen met onze klanten? 

Iedereen gebruikt mail en het werkt. Je klant stuurt een document, jij ontvangt het en je slaat het op. Wat is daar mis mee? Op het eerste gezicht: niets. Op het tweede gezicht: best wel wat. 

 Wat gaat er mis in de praktijk? 

Een document dat per mail binnenkomt, belandt in de mailbox van de medewerker die het ontving. Niet in het klantdossier, niet in je DMS, maar in de inbox van één persoon. 

Als die medewerker ziek is, weg is of het bestand vergeet op te slaan, is het document weg. Of erger: het staat ergens, maar niemand weet meer waar. Dat is geen hypothetische situatie, het is de dagelijkse praktijk bij accountantskantoren. 

 Welke compliancerisico’s zijn er? 

Documenten die via mail worden uitgewisseld, zijn niet versleuteld. Een jaarrekening, een belastingaangifte, een identiteitsbewijs: dit zijn documenten met gevoelige klantinformatie. De AVG stelt eisen aan hoe je die informatie verwerkt en opslaat, en onbeveiligde mail voldoet daar niet aan. Als er iets misgaat, een datalek, een verkeerd adres, een onderschepte bijlage ben jij verantwoordelijk. 

 Wat mis je zonder structuur? 

Mail heeft geen mappenstructuur, geen dossieropbouw en geen versiehistorie. Twee mensen kunnen tegelijk aan een document werken zonder dat ze dat weten. En als je na drie jaar wilt terugvinden welk document wanneer is uitgewisseld, begin je te zoeken in een mailarchief. 

 Wat doet de Document Hub? 

De Document Hub is de centrale plek waar klantdocumenten binnenkomen, opgeslagen worden en teruggevonden kunnen worden. Communicatietools als Hix of ValidSign koppelen aan de hub, zodat documenten die je via die tools uitwisselt direct op de juiste plek in het klantdossier terechtkomen. Geen handmatig opslaan, geen documenten in mailboxen en geen zoekwerk achteraf.