Blog: Waarom kiezen voor Qwoater als mijn IT-leverancier ook documentopslag biedt? | Qwoater

Waarom kiezen voor Qwoater als mijn IT-leverancier ook documentopslag biedt? 

Je boekhoudpakket, DMS of salarissoftware heeft een ingebouwde documentmodule. Eén leverancier betekent vaak minder gedoe en lagere kosten. Het lijkt de logische keuze. En toch zit er een aanname in die het waard is om kritisch naar te kijken. 

Wat doet een ingebouwde module goed? 

Documentmodules die leveranciers meeleveren zijn meestal goed in één ding: documenten bewaren die horen bij hun eigen applicatie. Je boekhoudpakket slaat je boekhoudstukken op en je aangifte-applicatie slaat je aangiftes op. Dat werkt prima. Het probleem begint als je meerdere applicaties gebruikt. En dat is nou precies wat elk accountantskantoor doet. 

Wat gebeurt er bij een wissel van leverancier? 

De documenten die in de module van leverancier A staan, zijn in de praktijk van leverancier A. Je kunt ze exporteren, maar een export is geen migratie. Bij een wissel naar leverancier B moet je alle documenten opnieuw importeren, de structuur opnieuw opbouwen en koppelingen opnieuw leggen. Dat kost tijd, geld en rust in je kantoor – dingen die een klein kantoor niet zomaar in de kast heeft liggen. 

Waarom is vendor lock-in relevant? 

Accountantskantoren wisselen gemiddeld één à twee keer per decennium van applicatie. De implementatiekosten van zo’n wissel lopen al snel op tot tientallen duizenden euro’s. En daar zitten dan nog niet eens de uren van je personeel in meegerekend. Als je documentopslag vastzit aan je applicatieleverancier, betaal je die rekening elke keer opnieuw. 

Wat doet een Document Hub anders? 

In tegenstelling tot losse applicaties, is Qwoater applicatieonafhankelijk. Klantdocumenten staan centraal, los van welke applicaties je gebruikt. Wissel je van salarissoftware? De documenten blijven gewoon lekker staan waar ze staan. Fuseer je? Je plugt de nieuwe omgeving er in een mum van tijd bij. Er is geen herstart, geen migratie en geen leverancier die bepaalt wat er met jouw documenten gebeurt. Da’s wel zo relaxed. 

Wanneer is een ingebouwde module prima? 

Als je maar één applicatie gebruikt – en dat de komende tien jaar ook zo blijft – is een ingebouwde documentmodule prima. Maar in elke andere situatie heb je meer baat bij een module zoals de Document Hub. Vraag jezelf dus af hoe vaak je de afgelopen vijf jaar van applicatie bent gewisseld en wat de volgende wissel zou kosten als je documenten vastzitten aan een leverancier.