Blog: Hoe migreer je van on-premise DMS naar de cloud zonder chaos?

Wat is de beste manier om als accountantskantoor van een on-premise DMS naar de cloud te migreren zonder dat het een chaos wordt? 

De overgang van on-premise naar cloud is een van de grootste IT-beslissingen die een accountantskantoor kan maken. Alles wat je jarenlang hebt opgebouwd, moet mee. En ondertussen moet het kantoor gewoon doorwerken. Hieronder leggen we uit wat een goede cloudmigratie onderscheidt van een chaotische, welke stappen je neemt en waar het het vaakst misgaat. 

 

 Waarom lopen cloudmigraties mis? 

De meeste mislukte migraties hebben één ding gemeen: ze beginnen met de techniek in plaats van met de structuur. Een kantoor besluit te migreren, kiest een cloudoplossing en begint met het overzetten van bestanden. Halverwege blijkt dat de mappenstructuur niet klopt, dat metadata ontbreekt, dat koppelingen met accountancysoftware niet werken of dat medewerkers niet weten hoe ze het nieuwe systeem moeten gebruiken.  

 

 Wat is een goede aanpak? 

Om dit proces succesvol aan te pakken, zetten we hieronder de stappen uiteen.  

 

Stap 1: breng je documentlandschap in kaart 

Voordat je één bestand verplaatst, moet je weten wat je hebt. Hoeveel documenten zijn er? Waar staan ze? Welke structuur hanteren verschillende afdelingen of medewerkers? Welke documenten zijn actief en welke zijn archief? 

Dit is een tijdrovende stap. Kantoren die hem overslaan betalen die tijd dubbel terug tijdens de migratie. 

 

Stap 2: kies je fundament vóór je tool kiest 

De vraag is niet welke cloudtool je kiest, maar wat het fundament wordt waarop je alles bouwt. Een cloudopslag zoals SharePoint of OneDrive is geen fundament, het is een samenwerkingstool. Een DMS in de cloud is beter, maar blijft afhankelijk van de applicatie waarmee het gekoppeld is. 

Een Document Hub is applicatieonafhankelijk. Documenten staan centraal, los van welke tools je gebruikt. Wissel je over twee jaar van salarissoftware? Dan hoef je het fundament niet opnieuw op te bouwen. 

Stap 3: werk gefaseerd 

Migreer niet alles tegelijk. Begin met actieve klantdossiers, zorg dat die goed staan en dat koppelingen werken. Daarna volgt het historisch archief. 

Gefaseerd werken betekent dat het kantoor tijdens de migratie gewoon doorwerkt. Geen stilstand, geen periode waarin documenten niet bereikbaar zijn. 

Stap 4: train je mensen vóór je live gaat 

Een nieuw systeem werkt alleen als mensen ermee werken en dat leer je niet na de livegang maar daarvoor. Medewerkers die het systeem kennen voordat het live gaat, maken minder fouten en hebben minder weerstand. 

De Windows Verkenner-integratie van de Document Hub helpt daarbij: medewerkers werken in een vertrouwde omgeving, zonder een volledig nieuw systeem te leren. 

Stap 5: valideer na de migratie 

Een migratie is niet klaar als de bestanden zijn overgezet. Controleer of de structuur klopt, of metadata aanwezig is, of koppelingen werken en of niets ontbreekt. Die validatie kost een dag. Een fout ontdekken drie maanden later kost veel meer. 

 Wat is de gemiddelde implementatietijd? 

Bij Qwoater duurt een implementatie gemiddeld drie maanden, ook voor kantoren met een verspreid documentlandschap. We werken gefaseerd en begeleiden het traject van begin tot eind.