Blog: Werkt Qwoater als documenten verspreid staan over meerdere systemen? | Qwoater

Werkt Qwoater als documenten verspreid staan over meerdere systemen? 

Drie systemen, één kantoor en jaren aan opgebouwde documentgeschiedenis klinkt als een migratienachtmerrie. We begrijpen dat je daar niet zomaar aan wilt beginnen. Hieronder leggen we uit wat een verspreid documentlandschap in de praktijk betekent, wat een migratie naar de Document Hub concreet inhoudt en wanneer het wél en niet de moeite is. (Spoiler: het is vaak het beste wat je kan doen voor je kantoor!) 

 Waarom raken documenten zo verspreid? 

Documenten en dossiers die overal en nergens staan, is zelden een bewuste keuze. Een kantoor start met netwerkschijven, dan komt er een DMS, dan Microsoft 365 en daarmee SharePoint. Elke tool brengt zijn eigen logica mee en niemand heeft tijd om alles opnieuw in te richten. Het resultaat? Jaren later staan klantdocumenten op drie plekken tegelijk, of zijn juist nergens meer te vinden als je niet precies weet waar je moet zoeken. 

 Wat als we niks doen? 

Een migratie van drie systemen naar één centrale omgeving is meer werk dan een migratie vanuit één systeem. Het alternatief is blijven werken met drie systemen die niet met elkaar praten, medewerkers die gemiddeld 2 uur per week zoeken naar klantdocumenten en een documentstructuur die bij de volgende fusie of applicatiewisseling opnieuw opgebouwd moet worden. 

 Wat betekent een migratie vanuit drie systemen? 

We beginnen altijd met een inventarisatie: welke systemen zijn er, wat staat erin en hoe is de structuur opgebouwd? Op basis daarvan bepalen we de aanpak. 

In de meeste gevallen werken we gefaseerd: eerst de actieve klantdossiers en daarna het historisch archief. Dat betekent dat je kantoor tijdens de migratie gewoon lekker doorwerkt as usual. Geen stilstand en dus ook geen periode waarin documenten niet bereikbaar zijn. De gemiddelde implementatietijd is drie maanden, ook als documenten overal en nergens verspreid staan. 

 Hoe werkt de migratie bij Qwoater? 

Als je documentomgeving klein is, de structuur overzichtelijk en je geen plannen hebt om te groeien of te fuseren, is een volledige migratie misschien niet nodig. Een goed ingerichte SharePoint-omgeving kan voor sommige kantoren voldoende zijn.