Blog: Ik werk met SharePoint en een communicatietool zoals Hix, Pki of ValidSign. Waarom heb ik Qwoater dan nodig?

 Ik werk met SharePoint en een communicatietool zoals Hix, Pki of ValidSign. Waarom heb ik Qwoater dan nodig? 

Je hebt al twee systemen die samenwerken. Documenten gaan via de communicatietool naar klanten en SharePoint bewaart de rest. Het werkt. Waarom een derde systeem erbij? Dat is een logische vraag. Het antwoord zit niet in wat er vandaag werkt, maar in wat er morgen misgaat. 

 Wat voor tools heb je nu al? 

SharePoint plus een communicatietool is een gangbare combinatie bij accountantskantoren. De communicatietool regelt de uitwisseling met klanten en SharePoint bewaart intern. Voor veel kantoren werkt dat jarenlang goed genoeg. Goed genoeg is soms precies wat je nodig hebt. 

 Wat ontbreekt er? 

Het probleem zit niet in de combinatie zelf, maar in de koppeling tussen de twee. Documenten die via Hix, Pki of ValidSign binnenkomen, landen niet automatisch op de juiste plek in SharePoint. Iemand moet ze handmatig opslaan, op de juiste plek, met de juiste naam en in het juiste dossier. 

Dat klinkt als een kleine handeling. Bij 200 klantdossiers en drie medewerkers die dat elke dag doen, is het geen kleine handeling meer. 

 Wat gebeurt er bij een applicatie wissel? 

De communicatietool van vandaag is niet per se de communicatietool van over drie jaar. Kantoren wisselen: een tool verdwijnt van de markt, een betere optie komt beschikbaar of een fusie brengt een andere tool mee. 

Als je documentopslag afhankelijk is van de structuur die je communicatietool heeft opgebouwd, begin je bij een wissel opnieuw. 

 Hoe lost de Document Hub dit op? 

De Document Hub is de centrale laag. Communicatietools koppelen aan de hub en documenten die binnenkomen via Hix, Pki of ValidSign landen automatisch op de juiste plek in het klantdossier.  

Wissel je van communicatietool? De documenten blijven staan en je past de koppeling aan. Als je kantoor klein is en je documentstroom overzichtelijk, is de huidige combinatie misschien goed genoeg. Maar als je herkent dat documenten regelmatig op de verkeerde plek terechtkomen of dat er een applicatiewisseling aankomt, is dit het moment om de architectuur te verbeteren.