Blog: Is Qwoater te duur voor een kantoor van 15 mensen? | Qwoater

We hebben een kantoor van 15 mensen. Is Qwoater dan niet veel te duur voor wat we nodig hebben? 

Een tool die gebouwd is voor grote organisaties, heeft voor een kantoor van 15 mensen vaak meer overhead dan toegevoegde waarde. Toch hebben ook kleine kantoren baat bij onze Document Hub. Hieronder leggen we eerlijk uit wat Qwoater kost voor kleine kantoren, wat je daarvoor terugkrijgt en of het voor jouw kantoor de moeite waard is. 

Is Qwoater gebouwd voor kleine kantoren? 

Accountantskantoren, salariskantoren met honderden medewerkers en andere grote organisaties gebruiken de Document Hub. Dit komt omdat de tool zelf schaalbaar is opgezet. 

Dat betekent concreet: je betaalt voor wat je gebruikt. Een kantoor van 15 mensen heeft minder gebruikers, minder opslagvolume en andere behoeften dan een kantoor van 150 medewerkers. De prijs schaalt dus mee met wat jij nodig hebt. 

Wat levert ‘t op voor een klein kantoor? 

Het wel of niet kiezen voor de Document Hub van Qwoater hangt dus niet af van kantoorgrootte, maar van de mate van verspreiding van je klantdocumenten. 

Bij een kantoor van 15 medewerkers met klantdossiers verspreid over een DMS, netwerkschijven en mailboxen, loopt elke medewerker gemiddeld 2 uur per week vast bij het zoeken naar documenten. Bij 15 medewerkers loopt dat al op naar 30 uur per week. Dat is dus zo’n 1.500 uur per jaar dat wordt besteed aan puur zoeken. 

Wanneer loont Qwoater niet? 

Als je documentstroom klein en overzichtelijk is, alle klantdocumenten al op één plek staan en je geen fusieplannen hebt, is de investering waarschijnlijk niet de moeite waard. Qwoater is niet voor elk kantoor de juiste keuze en we doen geen moeite om iemand te overtuigen die er niets aan heeft.

Wanneer is Qwoater wel de moeite waard? 

Als je weet dat je de komende jaren wilt groeien, fuseren of van applicatie wilt wisselen, dan is dit het moment om je documentfundament goed te leggen. Achteraf migreren kost altijd meer dan vooraf goed inrichten. 

Een migratie bij 15 mensen kost een veelvoud van wat het zou hebben gekost als je het bij de start meteen goed had geregeld. En de verstoring voor je mensen en klanten is precies zo groot als bij een groot kantoor.