Blog: We overwegen SharePoint opnieuw in te richten. Waarom is dat geen goed idee? | Qwoater

 We overwegen SharePoint opnieuw in te richten. Waarom is dat geen goed idee? 

SharePoint opnieuw inrichten klinkt als een pragmatische keuze. Je hebt de licentie al, je medewerkers kennen de omgeving, je hoeft geen nieuw systeem te leren. En misschien lost een betere structuur de problemen op die je nu hebt. Soms is dat waar. Maar vaker is dat het begin van een cyclus die je twee jaar later opnieuw begint. 

 Wat levert herinrichten op? 

Een goed ingerichte SharePoint-omgeving is overzichtelijker dan een slecht ingerichte. Documenten staan op logische plekken en medewerkers weten waar ze moeten zoeken. Als je documentomgeving nu een chaos is, is elke stap richting structuur een verbetering. 

 Wat lost het niet op? 

SharePoint heeft geen native koppelingen met accountancysoftware die documenten automatisch op de juiste plek opslaan, geen gestructureerde dossieropbouw die meebeweegt met jouw klantrelaties en geen architectuur die fusies of applicatiewisselingen opvangt. Een nieuwe mappenstructuur verandert die beperkingen niet. 

 Waarom komt het probleem terug? 

Veel kantoren die overwegen SharePoint opnieuw in te richten, hebben dat eerder gedaan. Of ze hebben een DMS ingericht dat nu niet meer voldoet. Of ze zijn ooit gemigreerd van een oud systeem naar SharePoint. 

De inrichting verandert. De onderliggende architectuur niet. Over twee of drie jaar, bij de volgende applicatiewisseling, de volgende fusie, de volgende groeisprong, begint het opnieuw. 

 Wat doet Qwoater anders? 

De Document Hub verplaatst het fundament. Klantdocumenten staan centraal, applicatieonafhankelijk. Je richt het één keer in. Bij de volgende applicatiewisseling pas je de koppeling aan, bij de volgende fusie plug je de nieuwe omgeving erbij. 

Als je SharePoint uitsluitend gebruikt voor interne documenten en je accountancysoftware zijn eigen documentopslag heeft die goed werkt, is een herinrichting prima. Maar als SharePoint de enige plek is waar klantdocumenten staan en je verwacht dat die situatie de komende vijf jaar stabiel blijft, klopt die verwachting zelden.