Blog: Mijn huidige systemen fungeren als DMS. Waarom heb ik dan Qwoater nodig?

Mijn huidige systemen fungeren als DMS. Waarom heb ik dan Qwoater nodig? 

Je accountancysoftware slaat documenten op en je salarispakket ook. SharePoint doet dan de rest. Samen doen ze wat een DMS ook zou doen. Waarom zou je dan investeren in iets wat je al hebt? Dat is een terechte vraag en het antwoord zit in één woord: versnippering. 

 Wat heb je nu al? 

Elke applicatie die documenten opslaat, doet dat in zijn eigen omgeving. Je boekhoudpakket heeft zijn documentmodule, je salarissoftware heeft de zijne en SharePoint heeft zijn mappenstructuur. Ze werken allemaal. Alleen niet met elkaar. 

 Wat betekent versnippering in de praktijk? 

Een medewerker zoekt een document van klant X. Ze weet niet meer of het in het boekhoudpakket staat, in SharePoint of in het archief van de salarissoftware. Ze kijkt op drie plekken en vindt het op de vierde. 

Dat is de standaardsituatie bij kantoren met meerdere systemen die elk hun eigen documenten bewaren. Bij 50 medewerkers die gemiddeld 2 uur per week zoeken, is dat 100 uur per week, meer dan 5.000 uur per jaar. Uren die niet gedeclareerd worden. 

 Wat gebeurt er bij een applicatiewissel? 

Als je van boekhoudpakket wisselt, neem je de documenten uit die module niet automatisch mee. Je exporteert ze, herstructureert ze en importeert ze opnieuw in de nieuwe omgeving, als je geluk hebt met de juiste metadata. 

Hetzelfde geldt bij salarissoftware en een DMS dat je vervangt. Elke applicatie die documenten opslaat, is een potentieel migratieproject. 

 Wat lost de Document Hub op? 

De Document Hub is de centrale laag die alle applicaties verbindt. Documenten staan in de hub, niet in de applicatie. Applicaties koppelen aan de hub voor toegang. 

Wissel je van boekhoudpakket? De documenten blijven in de hub staan en je past de koppeling aan. De meeste accountantskantoren hebben niet twee applicaties maar vijf, zes, zeven systemen die elk hun eigen documenten bewaren.