Blog: Wat is precies het verschil tussen Qwoater en een gewoon DMS? | Qwoater

Wat is precies het verschil tussen Qwoater en een gewoon DMS?  

Op het eerste gezicht lijken Qwoater en een standaard DMS misschien op elkaar. Beide bewaren documenten, beide hebben een structuur en beide zijn bedoeld voor kantoren die hun documentstroom willen organiseren. Maar toch heeft Qwoater een heleboel voordelen waar een traditioneel DMS niet aan kan voldoen. Hieronder leggen we uit wat een DMS doet, waar het tekortschiet voor moderne accountantskantoren en wat een Document Hub anders maakt. 

 Wat doet een traditioneel DMS? 

Een DMS, Document Management System, is gebouwd om documenten op te slaan in een vaste structuur. Je richt het in, je bepaalt de mappenlogica en daarna gebruik je het. Voor een kantoor met één applicatie, een stabiel personeelsbestand en geen fusieplannen werkt dat prima. Het DMS doet wat het moet doen. 

 Waar loopt een DMS vast? 

Maar accountantskantoren wisselen continu van salarissoftware, fuseren, nemen over en groeien. Elke keer dat de omgeving verandert, loopt een traditioneel DMS vast. Een DMS is ontworpen voor één set applicaties, één structuur en één situatie. Als die situatie verandert, moet je opnieuw inrichten of migreren. Dat kost tijd, geld en rust die je niet hebt. Traditionele DMS-systemen zijn bovendien vaak diep gekoppeld aan één specifieke applicatie: wissel je daarvan, dan verlies je de koppeling én de documentstructuur die je jaren hebt opgebouwd. 

 Wat doet een Document Hub anders? 

Een Document Hub is applicatieonafhankelijk. Documenten staan centraal, los van welke applicaties je gebruikt. Applicaties koppelen aan de hub als losse modules. Wissel je van salarissoftware? De documenten blijven staan en je past de koppeling aan. Fuseer je? Je plugt de nieuwe omgeving erbij. 

Het verschil zit in hoe het systeem omgaat met verandering. Een DMS is gebouwd voor stabiliteit. Een Document Hub is gebouwd voor een omgeving die blijft bewegen. 

 Wanneer is een DMS wél de juiste keuze? 

Als je kantoor stabiel is, geen fusieplannen heeft en tevreden is met de huidige applicatieset, kan een goed ingericht DMS jarenlang prima werken. Niet elk kantoor heeft een Document Hub nodig. 

Maar als je herkent dat je bij elke verandering opnieuw moet beginnen, dan is dat het signaal.