Blog: Waarom zou ik betalen voor Qwoater als we SharePoint al hebben? | Qwoater

Waarom zou ik betalen voor Qwoater als we al SharePoint hebben (en dat eigenlijk prima werkt)? 
SharePoint zit al in je Microsoft-licentie. Je betaalt er niets extra voor, je medewerkers kennen het en het werkt. Dus waarom zou je daar iets naast zetten? Da’s een vraag die we bij Qwoater vaak krijgen. Hieronder leggen we uit wat SharePoint goed doet, waar het voor accountantskantoren tekortschiet en wanneer het gesprek over Qwoater wél de moeite waard is. 

Wat doet SharePoint goed? 
SharePoint is vooral heel sterk in samenwerking, interne communicatie, gedeelde projectmappen en teamdocumenten. Voor die doelen werkt het voor veel kantoren meer dan prima. 

Maar klantdocumenten binnen de accountancy zijn iets anders. Die moeten jarenlang vindbaar blijven, gekoppeld zijn aan je accountancysoftware en mee kunnen bewegen als je van applicatie wisselt of fuseert. Daar is SharePoint niet voor gebouwd.

Waar zitten de verborgen kosten van SharePoint? 

Het hebben van een SharePoint-omgeving zit vaak ingebakken in je M365-licentie, en koste je dus niks voor een extra licentie. Maar het inrichten, koppelen en onderhouden ervan kost je toch stiekem een hoop. Kantoren die het gebruiken als documentopslag besteden gemiddeld wel honderden uren aan het bouwen van mappenstructuren, het handmatig bijhouden van koppelingen en het oplossen van problemen als iets niet meer werkt. 

Wissel je van applicatie? Dan richt je SharePoint opnieuw in. Fuseer je? Dan heb je twee omgevingen die je moet samenvoegen. Die kosten staan niet op de factuur van Microsoft, maar onder aan de streep betaal jij er wel een hoop voor. 

Wat doet Qwoater anders? 

Qwoater is niet alleen een samenwerkingstool, maar een hele Document Hub: een centrale plek waar klantdocumenten staan, los van welke applicaties je gebruikt. Applicaties koppel je gemakkelijk aan de Document Hub als losse modules. Wissel je van salarissoftware? Dan blijven al je documenten gewoon staan waar ze staan en hoef je alleen de koppeling aan te passen. Fuseer je? Je plugt de nieuwe omgeving er in mum van tijd bij. 

Bij SharePoint pas je je documentstructuur aan aan de tool en bij Qwoater werkt het precies andersom. 

Wanneer is Qwoater niet nodig? 

Als je SharePoint uitsluitend gebruikt voor interne documenten en je accountancysoftware zijn eigen documentopslag heeft die goed werkt, is Qwoater waarschijnlijk niet wat je nodig hebt. 

Als je klantdocumenten verspreid staan over meerdere systemen, iedereen op z’n eigen manier werkt en je bij elke wissel of fusie opnieuw moet beginnen, dan is een vrijblijvend gesprek met een van onze medewerkers wél de moeite waard. 

Wat nu? 

Plan een demo als je wilt weten hoe we de Document Hub ook voor jouw kantoor kunnen inrichten en om te zien hoe makkelijk ‘t werkt.