Blog: Wat is een Document Hub en waarom kiezen voor Qwoater?

Wat is een Document Hub en waarom kiezen voor Qwoater? 
Een Document Hub is een centrale opslagplaats voor klantdocumenten die losstaat van de applicaties die je gebruikt. Geen afhankelijkheid van één softwareleverancier, geen binding aan de structuur van een samenwerkingstool, maar een onafhankelijk fundament waar documenten altijd staan, ongeacht wat er om je heen verandert. Applicaties koppel je eenvoudig aan deze hub. Hierdoor werkt iedereen veilig en overzichtelijk vanuit een centrale omgeving. 

 Hoe verschilt dit van een DMS? 

Een traditioneel DMS is ook bedoeld voor documentopslag, maar het is altijd gebouwd rondom een specifieke structuur of applicatie. Wisselt die applicatie, dan wisselt je documentstructuur mee of je moet migreren. Een Document Hub is applicatieonafhankelijk. De structuur staat los van welke tools je gebruikt. Je wisselt van salarissoftware zonder dat je documenten opnieuw moet inrichten. 

 Hoe verschilt dit van SharePoint? 

SharePoint is gebouwd voor het samenwerken aan documenten, niet voor het beheren van klantdossiers. Het heeft geen native koppelingen met accountancysoftware en geen architectuur die fusies of applicatiewisselingen opvangt. 

De Document Hub is specifiek gebouwd voor accountancy. Dossieropbouw, koppelingen met accountancysoftware en compliance-eisen zitten in de kern van het product, niet als achteraf toegevoegde module. 

 Wanneer is een Document Hub beter? 

Een Document Hub is niet per definitie beter dan wat je nu hebt. Het is beter als je documentlandschap verspreid is, als je regelmatig van applicatie wisselt of wil wisselen, als je fuseert of wilt groeien of als je je voorbereidt op AI-gebruik. 

Hoeveel tijd besteden je medewerkers aan het zoeken naar klantdocumenten? Hoelang duurde de laatste migratie? Wat zou de volgende fusie kosten als je documentstructuur opnieuw opgebouwd moet worden? Als die vragen pijn doen, is een Document Hub het gesprek waard.