Blog: Wat kost een documentmigratie en weegt dat op tegen de investering? | Qwoater

Wat kost een documentmigratie en weegt dat op tegen de investering? 

Je hebt jarenlang documenten opgebouwd. Klantdossiers, versiehistories, archieven: je zit op een goudmijn aan data en gegevens. Die verplaats je niet zomaar. Een migratie kost geld – dat is geen verrassing. De vraag is of die investering terugverdiend wordt en wanneer. Hieronder leggen we uit wat een documentmigratie concreet inhoudt, waar de kosten vandaan komen en hoe je bepaalt of het de moeite waard is voor jouw kantoor. 

Wat houdt migratie eigenlijk in? 

Een document verplaatsen van SharePoint naar een Document Hub is niet hetzelfde als een bestand kopiëren. Documenten in SharePoint zitten in een structuur die SharePoint heeft bepaald: metadata, mappenstructuur, versiehistorie en toegangsrechten. Bij een migratie moet al die informatie mee, want anders heb je geen dossier, maar een map met losse bestanden. Een goede migratie zorgt voor het vertalen van die structuur naar een nieuwe omgeving. Dat is werk dat aandacht vraagt, expertise vereist en tijd kost. 

Waar komen de kosten vandaan? 

Migratiebegeleiding bij Qwoater betekent: een vaste contactpersoon, een gestructureerde aanpak, validatie van de documentstructuur vóór en na de migratie en een implementatie die gemiddeld drie maanden duurt. 

De kantoren die het vaakst terugkomen met problemen zijn kantoren die een migratie te snel, te goedkoop of onvoldoende begeleid hebben doorlopen.

Documenten zijn kwijt, metadata ontbreekt en koppelingen werken niet. Dat zijn problemen die achteraf niet meer te repareren zijn zonder extra kosten. Dit soort kantoren dachten slim te zijn, maar komen nu van de koude kermis thuis. 

Wanneer verdient de Document Hub zich terug? 

Bij een kantoor van zo’n 50 medewerkers, die gemiddeld 2 uur per week zoeken naar klantdocumenten, gaat er jaarlijks meer dan 5.000 uur verloren. Uren die niet gedeclareerd worden naar je cliënten. Tel daarbij op wat een volgende applicatiewisseling of fusie kost als je documentstructuur dan opnieuw opgebouwd moet worden en de kans is groot dat je stijl achteroverslaat van het bedrag. 

Een eenmalige migratie naar een centrale, applicatieonafhankelijke omgeving voorkomt dat je die rekening elke keer opnieuw betaalt. 

Wanneer is migreren niet slim? 

Als je documentomgeving klein en gestructureerd is, kun je overwegen documenten handmatig over te zetten. Dat is minder werk dan het klinkt als je weinig historische data hebt. De meeste accountantskantoren hebben jaren aan klantdossiers. Die handmatig overzetten kost meer dan de migratiebegeleiding en het risico op fouten is een veelvoud groter.