Centrale documentopslag? Zo pak je dat aan!

Als accountant werk je de hele dag met documenten: van de permanente dossierstukken tot de jaarrekeningen die je voor ze opstelt. Maar één overzicht waar al die documenten samenkomen? Dat ontbreekt vaak. In plaats daarvan zoek je je een ongeluk in de jaarrekeningensoftware, fiscale software, e-mail en lokale schijven – zo blijkt uit onderzoek van GBNED.

Maar… hoe groter ‘t kantoor groeit, hoe groter de problemen van zo’n decentrale opslag. Wat die problemen zijn? En hoe je opnieuw grip pakt? In dit blog laten we je zien hoe je de stap maakt naar een centrale opslag én waarom dat nou zo handig is.

Onhoudbare situatie

Kijk: voor kleine kantoren, levert zo’n decentrale opslag misschien (nog) geen grote problemen op. Maar werk je met meerdere collega’s voor dezelfde klant? Dan raak je door die versnippering ‘t overzicht al snel kwijt. En snel of efficiënt werken? Dat zit er zo ook niet bij. De kwaliteit en continuïteit bewaken? Ook dat wordt lastig. Daarnaast wisselen permanent dossiers, jaardossiers en eenmalige opdrachten steeds van structuur: een risico voor efficiëntie én compliance.

Zó werkt een centrale opslag

Wil je inzetten op toekomstbestending documentbeheer? Dan heb je één plek nodig waar al je klantdocumenten veilig staan opgeslagen, volledig doorzoekbaar zijn voor zowel jezelf als AI én waar ze moeiteloos gekoppeld kunnen worden aan dossiers. Bijkomend voordeel van zo’n centrale opslag? Je kunt AI inzetten voor proactief advies, patroonherkenning of het beantwoorden van complexe klantvragen.

Om dat te realiseren, moeten je documenten losstaan van de applicatie waarin ze gemaakt worden. Want alleen op die manier kun je met meerdere systemen blijven werken, zonder dat je structuur uit elkaar valt. Het is de basis voor een goed gekoppeld én overzichtelijk best-of-breed landschap.

Dat kan beter, dat kan Qwoater

Een van de oplossingen uit het rapport van GBNED waarmee je dit allemaal regelt? Dat is onze Document Hub. Onze oplossing is speciaal gemaakt voor accountants. Dankzij de digitale archieffunctie, full-text zoeken en een vaste structuur voor alle klantdossiers, is de Document Hub dé manier om je documentopslag te centraliseren en toekomstbestendig te maken.

Daarnaast werkt de Document Hub naadloos samen met je praktijksoftware. Die kan automatisch documenten aanleveren of ophalen, waardoor Qwoater één toegankelijk dossier vormt voor al je systemen. Zo vormt de Document Hub het hart van een modern en efficiënt kantoor.