Geen tijd om tijd te besparen? Doorbreek de drukteparadox!

Door: Ernesto Lopez Vega – CEO van Qwoater

Je kent het vast: je wil slimmer en efficiënter werken, maar je bent zó druk dat je er simpelweg geen tijd voor hebt. Adriaan Heijboer van bottleneck-it noemt ‘t de drukte-paradox: het fenomeen waarbij accountantskantoren gevangen zitten in een cyclus van drukte die hen juist weerhoudt om stappen te zetten die hen minder druk maken. “Je wil wel, maar je hebt geen tijd – of je wilt er geen tijd voor maken”, zegt hij.

En… die dynamiek maakt het lastig om stappen te zetten in je werk. Het zorgt er namelijk voor dat je vooral brandjes blijft blussen, in plaats van processen verbetert. Hoe je ‘t oplost? Adriaan deelt zijn beste tips in dit interview, dus lees snel verder.

Drukte kost meer dan je denkt

Pieken en dalen zul je altijd houden. Maar staat er continu te veel spanning op de boog? Dan knapt deze op den duur. Adriaan vertelt: “Door te weinig tijd te nemen voor procesverbetering, stapelt het werk zich op en blijf je gevangen in oude patronen.

Daardoor vallen partners op een gegeven moment uit, raken medewerkers opgebrand en verzwakken klantrelaties. Wachten tot het rustiger wordt, heeft dan geen zin – dat gebeurt niet vanzelf. En terwijl jij wacht, sijpelt er alleen maar meer tijd, energie en geld weg.”

Van projecten naar processen

Met andere woorden: je moet dus tijd vrijmaken om de processen binnen je kantoor te veranderen. Maar daarvoor moet je de dingen wel op een andere manier bekijken, volgens Adriaan. “In plaats van projectmatig werken, moet je procesmatig gaan werken.” Bij die werkwijze neem je doorlopende processen binnen je kantoor continu opnieuw onder de loep.

Hij legt uit: “Focus op eigenaarschap: wie is er verantwoordelijk voor het btw-proces, of het jaarrekeningenproces? Wat gaat daarin goed en wat kan er beter? Dat klinkt misschien makkelijk, maar soms is dat best een complex proces. Vooral wanneer de ‘eigenaar’ van zo’n proces er een andere werkwijze op nahoudt dan de rest van ‘t kantoor. Dat leidt namelijk tot schaduwprocessen die je maar moeilijk kunt overdragen of op- en afschalen.”

Uurtje, factuurtje?

Ook het verdienmodel speelt een rol bij het efficiënter inrichten van je kantoor. Werk je namelijk nog ‘uurtje, factuurtje’? Dan kan het zijn dat jij of je team minder noodzaak voelen om efficiënter te werken. Sterker nog: voor sommigen maakt het simpelweg niet uit hoelang een taak duurt. Want hoe meer uren, hoe meer er wordt verdiend. Dat klinkt relaxed, maar op den duur houd je daar natuurlijk geen tevreden klanten aan over. Door over te stappen op een model waarbij de output centraal staat, in plaats van de input, zet je juist efficiëntie en toegevoegde waarde voorop – en daar gaat ‘t om.”

Alle begin is lastig

Natuurlijk komt er wel wat meer kijken bij de stap naar procesmatig werken, dan enkel het omzetten van een knop. Het is dan ook niet zo gek dat veel kantoren vastlopen tijdens dit proces. Adriaan legt uit: “Te veel kantoren laten uitzonderingsklanten het proces bepalen of staren zich blind op de huidige mogelijkheden van hun applicaties. Zonde.“

Kleine stapjes vooruit

Dus hoe maak je nou die stap van projectmatig naar procesmatig werken binnen jouw kantoor? “Begin met het combineren van je CRM, documentmanagement en een portal. Die driehoek wil je goed hebben staan, want dat is je deliveryproces. De Document Hub van Qwoater is daarvoor een mooie oplossing: daarmee creëer je één centrale plek die integreert met andere systemen. Zo loop je nooit meer te stoeien met meerdere versies én heb je meer overzicht.

Maak mensen procesverantwoordelijk, zodat er focus en eigenaarschap ontstaat. En begin klein. Start bij een eenvoudig proces, zoals een btw-aangifte, en breid dit stapsgewijs uit. Standaardiseer waar het kan, zonder te vervallen in rigide regels. En last but not least: wees niet bang om fouten te maken – daar leer je namelijk het meeste van.”

Pluk de vruchten van procesmatig werken

Heb je deze uitdagingen getackeld en ben je overgestapt op procesmatig werken? Dan pluk je daar vrijwel direct de vruchten van. “Het levert zo veel rust en controle op. Meer grip op de keten. En het belangrijkste: het bespaart tijd, die je kunt besteden aan het toevoegen van waarde voor je klanten. Want hoe beter jij je processen hebt geregeld, hoe sneller je inzicht en advies kunt bieden aan je klanten. Daarnaast zorgt een sterk proces ervoor dat je bedrijf minder afhankelijk wordt van specifieke personen – waardoor je richting de toekomst een stuk sterker in je schoenen staat.”

Start vandaag

Adriaan sluit af met een belangrijke oproep: “Begin vandaag. Want als je niet begint, staar je je hier blind op, terwijl het werk zich maar blijft opstapelen. Met kleine stappen, eigenaarschap en focus is de drukte-paradox te doorbreken. En dan houd je tijd over voor wat écht telt: waarde leveren voor je klanten én voor jezelf.”

Ben jij klaar om de drukte-paradox in jouw kantoor de doorbreken? En lijkt onze Document Hub je een goed startpunt? Bekijk dan onze software of plan direct een persoonlijke demo in, dan vertellen we je er meer over.