Hoe de Document Hub uitgroeide tot dé documentoplossing van de toekomst voor de accountancy

Het is alweer meer dan tien jaar geleden dat Ernesto Lopez Vega – CEO bij Qwoater – het idee kreeg voor de Document Hub van Qwoater. En nu, zoveel jaren later, is de Document Hub een begrip binnen de accountancy. Zo maken er al ruim 350 kantoren en 25.000 gebruikers gebruik van de Document Hub. Maar waarom was de noodzaak voor een nieuw soort documentoplossing volgens Ernesto zo hoog? Aan welke eisen moet de Document Hub volgens hem voldoen? En hoe gaat het de accountancy verder helpen in de toekomst? Ernesto vertelt er alles over in dit interview.

De documentoplossing van de toekomst

Ernesto was zo’n twaalf jaar werkzaam in de accountancy, als consultant en ICT-adviseur, en zag dat de documentenopslag er niet zo efficiënt aan toe ging. Zo ontstond bij hem het idee van een slimme én toekomstbestendige documentoplossing in de cloud: de Document Hub voor accountants. Ernesto: “Ik vond, en vind nog steeds, dat veel accountantskantoren niet slim omgaan met hun documentopslag. Maar als je dat wél goed inricht, win je daar niet alleen kostbare tijd mee terug, je kantoor wordt op die manier ook toekomstbestendig.

Samenwerking met Loket.nl

En zo begon het avontuur. “Het plan voor de Document Hub was gereed en dus waren we klaar voor een volgende stap: de samenwerking met Loket.nl. We wilden namelijk met volume binnenkomen in de branche om uiteindelijk echt verschil te kunnen maken. En dat is gelukt. Het feit dat zo’n grote, betrouwbare partij ons destijds het vertrouwen gaf, zegt wel iets over ons product. Tot op de dag van vandaag is dit een hele prettige samenwerking.”

Flinke groeispurt

Mede dankzij die samenwerking en de naamsbekendheid die het met zich meebracht, groeide Qwoater enorm. “Het vertrouwen van Loket.nl gaf aan dat ons concept werkte en toen werd het tijd om het plan verder uit te rollen en ook de samenstelpraktijken aan te sluiten. Zo is onze Document Hub verder doorontwikkeld, realiseerden we QwoaterDIRECT, kregen we er een hoop nieuwe koppelingen en functionaliteiten bij en sloten we zo’n 350 kantoren aan. Om die groei door te zetten en onszelf verder te ontwikkelen, zetten we de feedback van onze klanten in: zij werken er tenslotte mee.”

Uitbreiden op basis van klantfeedback

Dat is ook het onderscheidende vermogen van de Document Hub, want het is de enige documentoplossing voor en door accountants. “Wanneer we veranderingen doorvoeren op basis van klantfeedback, weten we zeker dat het voor al onze eindgebruikers relevant is. Zo realiseerden we recent nog koppelingen met Dynamics 365, AFAS en Simplicate. Ook zijn we bezig om te koppelen met Fiscaal Gemak. Naar al die koppelingen was veel vraag vanuit gebruikers. Maar ook het digitaal tekenen en inzage in de compleetheid van dossiers zijn allemaal uitbreidingen die doorgevoerd zijn op basis van klantfeedback. Zo blijven we onszelf uitbreiden.”

100% focus op accountants

Maar dat kan ook alleen als je je focust op één branche vindt Ernesto. “De accountancy is uniek door werkzaamheden die je nergens anders tegenkomt. Als accountant krijg je bijvoorbeeld te maken met specifieke documenten zoals jaarrekeningen, aangiften en LOR, maar ook unieke functionaliteiten zoals het afsluiten van boekjaren en uitgebreide audittrails. We ontwikkelen onszelf continu door te kijken hoe we die processen nóg makkelijker kunnen maken voor onze gebruikers.

Daarom proberen we ook samenwerkingen op te zetten met andere SaaS partijenen. Zo zijn we recent een intensieve samenwerking aangegaan met Hix, want ook zij richten zich op de accountant en liggen op één lijn met wat wij doen.”

Team van specialisten

Maar dat doet Ernesto natuurlijk niet allemaal alleen. Dagelijks werkt een team van specialisten hard aan de doorontwikkeling van de Document Hub. “Van de 15 collega’s richten 12 zich op het development-proces. In vergelijking met een on-premise oplossing klinkt dat misschien als een ‘klein team’. Maar al die traditionele werkzaamheden, zoals lange consultancytrajecten en het installeren van het systeem, zijn bij onze cloudoplossing niet nodig.”

Overname? Geen sprake van!

Met zulke grote ontwikkelingen zie je vaak dat bedrijven er op den duur nog andere zaken naast gaan doen of worden overgenomen door een grote partij.Wat vindt Ernesto daarvan? “Dat gaan wij niet doen. De kracht van de Document Hub zit in ons DNA. Wij begrijpen heel goed waar de accountant tegenaan loopt en hoe we onze diensten daarop moeten inrichten.

We realiseren ons ook dat die kracht voor een groot deel ligt bij het aantal gekoppelde SaaS-systemen. Dat werkt niet meer als we worden overgenomen en die onafhankelijkheid verliezen. Bovendien is het ook niet nodig, we zijn een financieel gezond bedrijf met een toekomstbestendige oplossing.”

De toekomst van de Document Hub

Maar hoe ziet die toekomst er dan precies uit? “Onze Document Hub is vanaf het begin al ingericht op de toekomst van de accountancy. En doordat het een cloudoplossing is, zal deze nog heel lang meegaan en makkelijk kunnen anticiperen op nieuwe ontwikkelingen binnen de branche. Onze ambitie is om uiteindelijk ‘dé documentoplossing voor accountants’ te worden. Daar blijven we ons op focussen, want dat is waar we goed in zijn.”

Ook klaar voor de toekomst?

Geïnspireerd geraakt door het verhaal van Ernesto en ben je benieuwd hoe de Document Hub jouw kantoor naar het volgende niveau tilt? Maak vrijblijvend een afspraak of boek een gratis demo en ontdek het zelf.