Van mappendenken naar metadata: zó werkt de Document Hub

Door: Ernesto Lopez Vega – CEO van Qwoater

Andrea uit de samenstelafdeling slaat de jaarrekening van een klant op in haar map “Jaarrekeningen 2024” – logisch, want zij kijkt vanuit de samenstelwerkzaamheden. Ondertussen heeft Mohammed van de belastingafdeling hetzelfde document nog een keer opgeslagen in “Fiscale stukken 2024”, omdat hij het nodig had voor de aangifte. En zo houdt iedere collega binnen hetzelfde kantoor er een andere werkwijze op na. Eindstand: hetzelfde document staat meerdere keren in verschillende mappen. Hoe weet je dan ooit welke versie de meest recente is?

Veel kantoren worstelen met dit probleem. Niet zo gek – we zijn nu eenmaal gewend om met mappen te werken. Maar…het kan ook anders. Handiger. Hoe? Dat leggen we je uit in dit artikel.

Een wirwar aan mappen

Het gros van de accountantskantoren in Nederland is gewend om te werken vanuit klantdossiers met verschillende mappen binnen verschillende werkapplicaties. Maar handig is anders, zo legt onze directeur Ernesto Lopez-Vega uit. “Alles wat je in de accountancy doet, heeft te maken met documenten. Je krijgt documenten aangeleverd, verwerkt ze en maakt vervolgens een nieuw document wat je opstuurt naar je klanten. Documenten vormen daarmee het hart van de dienstverlening.

Wanneer een deel van deze documenten staat opgeslagen in de werkapplicaties en een deel in een documentmanagementsysteem, krijg je al snel dubbele documenten en verschillende versies. Waar staat dan je meest recente versie? Weet je wel zéker dat een collega ‘m niet nóg recenter heeft opgeslagen – maar dan op een andere plek? Overzicht en efficiëntie zijn op die manier ver te zoeken.”

Toegangseisen

En daar blijft het niet bij. Ook het veilig verlenen van toegang wordt op die manier een behoorlijke uitdaging. “Alle collega’s slaan documenten op in een map die voor hen logisch is. Maar zoals we al lieten zien: voor een samensteller kan een logische plek heel anders zijn dan voor een adviseur. Ga je dan uiteindelijk mappen delen met derden? Dan kan het maar zo zijn dat er een document instaat wat eigenlijk niet verstrekt mag worden aan die persoon of entiteit.”

Indelen op basis van metadata

Daarom pakken we dit bij Qwoater radicaal anders aan. “Wij doen niks met mappen,” vertelt Ernesto. “In plaats daarvan, werken we met metadata. Dat wil zeggen dat ieder document een aantal labels meekrijgt, op basis waarvan je het terugvindt in onze Document Hub.” Documenten worden gelabeld op basis van het klanttype, documentsoort en boekjaar. Deze metadata zorgen ervoor dat elk document altijd vindbaar is, ongeacht vanuit welke rol iemand ernaar zoekt.

Waarom is die indeling op metadata nou zo handig? Ernesto legt uit: “Ieder document wordt individueel beoordeeld door de software. Door de labels kun je veel gerichter en veel sneller zoeken naar wat je nodig hebt. Op basis van die labels bepaal je vervolgens wie er wel en geen toegang krijgen tot bepaalde documenten. Zo regel je veiligheid op bestandsniveau, in plaats van per map. Dat is stukken veiliger!”

Geen mappen, wél een mappenweergave

Hecht je team nog waarde aan de bekende mappenstructuur? Dat snappen we. Daarom ondersteunen we die manier van werken volledig. Documenten worden gewoon getoond in ‘mappen’, precies zoals je collega’s gewend zijn. De kracht? Op de achtergrond zijn er helemaal geen mappen.

We groeperen documenten slim op basis van metadata, zodat ze verschijnen in een vertrouwde structuur, zonder dat je vastzit aan rigide mappen. Zo combineer je het beste van twee werelden: werken zoals je gewend bent, met de snelheid en flexibiliteit van moderne filtering.

Single source of truth

Daarnaast houd je met de Document Hub één single source of truth. Ernesto legt uit: “In plaats van al je documenten in werkapplicaties te laten staan, of kopieën hier en daar op te slaan, centraliseer je al die documenten in de Document Hub. Je ziet precies waar welk document vandaan komt en werkt altijd aan één up-to-date versie. Zo houd je altijd het overzicht en maken we documenthuishouding makkelijker, veiliger en overzichtelijker.”

Intelligente systemen die elkaar begrijpen

Hoe werkt dit in de praktijk? “Neem bijvoorbeeld onze samenwerking met Silverfin. Zij zijn ook een hub voor verschillende financiële documenten. Wanneer Silverfin voor het eerst een document vanuit een nieuwe map naar onze Document Hub stuurt, herkennen wij een groot deel van de mappen. Die documenten krijgen automatisch de juiste metadata toegewezen.

Voor de mappen die de Document Hub nog niet herkent, vragen we eenmalig waar het document thuishoort in de vooropgezette structuur van de Document Hub. Vanaf dat moment weten we automatisch dat alle documenten uit die Silverfin-map voortaan naar dezelfde plek moeten. Geen handmatig doorlopen meer, geen vergissingen.” In onze audittrail zie je vervolgens precies wat er gebeurd is: welk document wanneer vanuit welk systeem is toegevoegd, door wie én via welke weg het zijn definitieve plek heeft gevonden.

Ook werken op basis van metadata?

Ben jij klaar om afscheid te nemen van al die verwarrende mappen? Bekijk dan onze software of boek een persoonlijke, online demo, om meer te weten te komen over onze slimme documentoplossing, speciaal voor de accountancy.

boek een persoonlijke, online demo