Waarom ChatGPT op je klantdocumenten je meer tijd kost dan het oplevert

Je hebt de eerste stappen richting datagedreven werken gezet. Je klantdocumenten staan in SharePoint, Copilot is hieraan gekoppeld en je kunt vragen stellen aan je bestanden. Het voelt als de goede richting. Maar zodra je iets wil weten over meerdere klanten tegelijk, stopt deze oplossing. Copilot geeft betrouw antwoord over één tot 10, in sommige gevallen misschien 50 documenten maar dan houdt het wel op. Niet over de financiële trend van een klantgroep over drie jaar. Niet over welke dossiers onvolledig zijn voor de aangiftedeadline. En niet over waar je structureel te weinig factureert. Dat ligt niet aan hoe je de vraag stelt, maar aan de basis waarop Copilot in combinatie met Sharepoint werkt.  

Copilot op SharePoint heeft een harde grens 

Copilot doorzoekt de documenten die toegankelijk zijn binnen je Microsoft-omgeving. Dat gaat redelijk voor een handvol bestanden over één klant. Maar een accountantskantoor heeft geen handvol bestanden. Het heeft snel honderdduizenden tot vele miljoenen klantdocumenten. Vragen over tientallen klanten tegelijk stellen? Vergeet het maar. Generieke oplossingen zoals Copilot zijn simpelweg niet gebouwd voor die schaal. 

SharePoint is geen klantdossier 

Het echte probleem ligt nog een stukje dieper. SharePoint is namelijk een generieke documentopslag. Het kent geen dossierlogica. Er zit geen accountancyspecifieke structuur in, geen onderscheid tussen een jaarrekening en een auditfile, geen relatie tussen een aandeelhoudersovereenkomst en de bijbehorende entiteiten in de klantgroep. Copilot weet niet wat het leest, alleen dat het iets leest. 

Copilot hallucineert op klantdossiers 

Omdat SharePoint geen dossierlogica kent, heeft Copilot geen manier om antwoorden te toetsen aan accountancy-logica. Vraag Copilot: “Bij welke DGA’s boven de zestig is de opvolging nog niet geregeld?” De tool heeft geen idee wat een DGA is in de juridische zin, kent de holdingstructuur niet en weet niet welke documenten relevant zijn voor die vraag. Het antwoord klinkt plausibel, maar is niet gecontroleerd op accountancy-logica en niet getoetst aan de dossierinhoud als geheel. En zeg eerlijk: een antwoord dat er goed uitziet maar niet klopt, is gevaarlijker dan geen antwoord.  

En de veiligheid? 

Autorisaties in SharePoint werken op mapniveau. Medewerker A heeft toegang tot map X, medewerker B niet. Dat is voor een accountantskantoor onvoldoende. Klantdossiers bevatten documenten met zeer verschillende gevoeligheid: een aangifte vennootschapsbelasting, een aandeelhoudersovereenkomst, een testament, correspondentie over een conflict. Als Copilot antwoorden genereert op basis van de documenten die toegankelijk zijn voor een medewerker, kan het daarbij documenten betrekken die in de context van de vraag nooit meegenomen hadden mogen worden. Autorisaties op documentniveau, zoals een accountantskantoor die nodig heeft, zijn vrijwel nooit ingericht of onderhouden. 

Ontdek de Document Hub van Qwoater 

Qwoater is een documentomgeving specifiek voor de accountancy. De dossierstructuur is ingericht op rechtspersonen, natuurlijke personen dossiertypen en bewaartermijnen die de branche kent. Die structuur is ook de basis waarop AI werkt. Vragen over meerdere klanten tegelijk behoren daarmee tot de standaard mogelijkheden, en antwoorden worden getoetst aan accountancy-logica. Plug & play met je bestaande applicaties: zonder migratieproject of consultancytraject. 

Wat er allemaal mogelijk wordt als die basis op orde is, staat uitgewerkt in het whitepaper ’15 manieren om AI in te zetten op je klantdocumenten’. Download het hier.