SharePoint of een Document Hub – wat werkt beter voor accountants?

Door: Ernesto Lopez Vega – CEO van Qwoater

Staan de documenten uit jouw klantdossiers verspreid over je CRM, samenstelprogramma, e-mail en meer? Dan kunnen we ons goed voorstellen dat je op zoek bent naar een nieuwe documentopslag, om dit mee op orde te krijgen. De kans is groot dat je tijdens dan proces ook kijkt naar SharePoint. Het lijkt namelijk vaak een logische keuze: het zit in de cloud en veel andere bedrijven gebruiken het ook.

Maar is het ook de juiste keuze voor jouw accountantskantoor? In dit artikel vergelijken we SharePoint met de Document Hub, zodat jij volledig geïnformeerd bent voordat je een keuze maakt voor jouw kantoor.

Branche-specifieke functionaliteit

SharePoint is een krachtige en veelzijdige cloudoplossing. Bijna ieder bedrijf in iedere branche kan wel íéts met SharePoint. Maar… dat betekent ook dat er geen branchespecifieke functionaliteiten in zitten. Dat betekent dat je als accountant zélf in de functionaliteiten van SharePoint moet duiken om te achterhalen welke functies handig en relevant zijn voor jou en welke niet. De Document Hub is daarentegen speciaal ontwikkeld voor jou als accountant. Het heeft alles wat je nodig hebt – niet meer en zéker niet minder.

Dat zie je terug in slimme features zoals de inzage van dossiercompleetheid, een duidelijke mappenstructuur voor de accountancy met verschillende projectdossiers, automatische vernietigingstermijnen, een directe koppeling met jouw accountancysoftware en de mogelijkheid om documenten digitaal te ondertekenen. Op die manier zit je nooit om functionaliteiten verlegen. (En word je ook niet overspoeld door functionaliteiten die je helemaal niet nodig hebt!)

Inrichting en beheer

Een veelgehoorde uitdaging bij SharePoint is dat de inrichting snel onoverzichtelijk wordt. Zonder vaste structuur ontstaan er verschillende werkwijzen, waardoor jij en je collega’s de mappen misschien wel anders inrichten en documenten straks alsnog versnipperd staan en lastig te vinden zijn. Niet echt wat je wil, of wel?

Daarom maakten we in de Document Hub een logische indeling van de mappen, specifiek voor de accountancy. Waarom dat zo handig is? Of je nu een jaarrekening, aangifte of UBO-document zoekt, dankzij de handige structuur vind je ‘t in een mum van tijd terug. Verder laat de Document Hub laat je in één oogopslag zien welke documenten er nog ontbreken in een dossier. Handig!

Veiligheid en samenwerking

De beveiliging binnen SharePoint is prima geregeld voor algemeen gebruik. Maar… in de accountancy heb je gewoon nét wat meer nodig. Daarom gaat de beveiliging van onze Document Hub nog een paar stappen verder met branchespecifieke beveiliging voor accountantskantoren. Met een SOC 3-certificering weet je zeker dat je voldoet aan de hoogste veiligheidseisen. Daarnaast kun je veilig documenten delen met klanten zonder dat je je zorgen hoeft te maken over ongeautoriseerde toegang.

Daarnaast werk je via de Document Hub slimmer samen met je klanten. Zo stel je gemakkelijk in wie toegang heeft tot welke delen van een dossier. Een document ondertekenen? Easy peasy, lemon squeezy. Verder heb je inzicht in de audit trail, zodat je altijd de volledige controle hebt over je klantdossiers en tegelijk efficiënt samenwerkt met klanten.

Kosten en flexibiliteit

Extra kosten voor consultancy om de boel netjes in te richten en te onderhouden? Of meer betalen voor iedere (klant)gebruiker die je toevoegt? Bij SharePoint is dit regelmatig het geval. Omdat we bij de Qwoater houden van transparantie, werken we met een voorspelbaar prijsmodel op basis van het aantal dossiers in jouw Hub. Updates, onderhoud, gebruikers én koppelingen zijn daarbij standaard inbegrepen.

Een bijkomend voordeel aan onze Document Hub? Hij integreert naadloos met applicaties zoals AFAS, Exact Online en Hix. Al deze koppelingen worden automatisch geüpdatet, zodat ze altijd top-notch zijn. Je plugt nieuwe applicaties simpelweg in en uit, zonder dat je documenten hoeft te migreren.

Dat maakt jouw werkstukken efficiënter.

In de praktijk

Natuurlijk kunnen we nog úren doorvertellen over hoe geweldig onze Document Hub is (ja, “wij van WC-eend”). Maar we laten nog liever onze klanten aan ‘t woord. New Vision Groep maakt sinds kort gebruik van de Document Hub. Medeoprichter en directeur Erik Gooijer vertel: “De efficiëntie die het oplevert is het grootste pluspunt van de Document Hub.

Vroeger kwam er een mailtje binnen dat eerst moest worden opgeslagen in het DMS. Nu uploaden klanten hun documenten direct in de Document Hub. Geen mail, geen ruis op de lijn en iedereen in het team heeft direct toegang tot de essentiële documenten. In plaats van zes verschillende systemen hebben we nu één centrale plek waar alles samenkomt.”

Proef op de som

Benieuwd hoe de Document Hub jouw kantoor kan helpen met efficiënter werken, veiligere documentopslag en betere samenwerking met klanten? Plan dan een vrijblijvende, online demo in. Binnen een halfuur laten we je zien hoe andere accountantskantoren hun documentbeheer hebben gemoderniseerd met behulp van onze handige tool.