Traditioneel DMS werkt niet voor accountants: dit is het alternatief

De meeste DMS-leveranciers verkopen je een droom van efficiëntie en overzicht. Maar… deze systemen zijn niet specifiek ontworpen voor de accountancy. En dat brengt een aantal uitdagingen met zich mee.  

Zelf inrichten

Een traditioneel DMS is als een lege doos die je zelf moet inrichten, terwijl accounts juist baat hebben bij een oplossing waarmee ze snel van start kunnen. Daarbij komt dat het zelf inrichten risico’s met zich meebreng. Want als die structuur toch niet optimaal blijkt, ben je weer precies terug bij af: met een documentopslag waarin het zoeken van bestanden een dagtaak an sich is.

Maandenlange implementaties

Doordat je zelf moet uitvogelen wat de beste inrichting van het systeem is, kan het implementatietraject maar zo máánden in beslag nemen. Tel daar de dure kosten van de consultant bij op en je investering is de moeite al bijna niet meer waard. 

Koppelingen laten bouwen

Is het systeem dan eindelijk up-and-running? Dan kan het maar zo zijn dat je erachter komt dat er geen koppelingen mogelijk zijn met je salarissysteem, CRM en andere applicaties. En dus zul je die moeten laten bouwen – en onderhouden. Voor je ‘t weet, ben je meer tijd kwijt aan het beheren van je DMS dan aan het uitvoeren van je echte werk. 

En… SharePoint dan?

Om deze problemen te omzeilen, kijken sommige accountantskantoren naar SharePoint als alternatief op een traditioneel DMS. En ja, SharePoint is een hartstikke krachtige oplossing – maar het is wederom geen accountancy-specifieke oplossing. En al die brute kracht valt samen met een hoop extra complexiteit. En daar zit je nu net niet op te wachten. 

Wat dan wel?

Laten we eens beginnen met de harde eisen: je hebt een duidelijke structuur nodig: permanente stukken, boekjaardossiers, aangiftes, jaarrekeningen. Daarnaast moeten documenten veilig gedeeld kunnen worden met klanten én moeten vertrouwelijke documenten op-en-top beveiligd zijn. Als laatste wil je ook dat het systeem naadloos integreert met je andere softwarepakketten.  

Deze harde eisen vormden de basis voor onze Document Hub – de slimme documentopslag specifiek ontworpen voor accountants. De grootste voordelen aan de Document Hub?  

➤ Vaste documentstructuur, maar toch flexibiliteit 
➤ Veilig documenten delen met klanten waarbij je alle controle houdt  
➤ Volledig SOC 2 Type-II compliant 
➤ Naadloze integraties met al je andere accountancysoftware 
➤ Automatische updates en onderhoud zonder tussenkomst van consultant