Lorem ipsum dolor, dit is de uitslag van jouw Quickscan Personeelsdossiers

Bekijk hieronder hoe jij hebt gescoord op de Quickscan. We geven je hieronder een persoonlijk advies over hoe je beter kunt omgaan met jouw personeelsdossiers

Scan

Wie is binnen jouw organisatie verantwoordelijk voor het onderhoud van personeelsdossiers?

Je hebt een verantwoordelijke aangewezen

Jullie zijn goed op weg door een verantwoordelijke aan te wijzen voor het onderhoud van jullie personeelsdossiers. Een goede start om de kwaliteit van het personeelsdossier goed te waarborgen.

Niet expliciet belegd bij een functionaris

Het is aan te raden om de verantwoordelijkheid voor het onderhoud van personeelsdossiers expliciet bij iemand te beleggen. Dit zorgt ervoor dat de kwaliteit beter wordt gewaarborgd.

Scan

Op welke wijze wordt de kwaliteit (juistheid / volledigheid) van de personeelsdossiers geborgd?

Jullie maken gebruik van standaard procedures / controles op kwaliteitseisen

Heel goed dat je standaard procedures / controles op jouw personeelsdossiers toepast. Blijf dit vooral doen, want het risico bestaat dat dossiers niet (meer) volledig of juist zijn. Controleer daarbij ook of elk dossier dezelfde stukken bevat, of dat er stukken ontbreken.

Jullie hanteren geen expliciete kwaliteitseisen

Het is verstandig om standaard procedures / controles op jouw personeelsdossiers toe te passen. Het risico is dat dossiers niet (meer) volledig of juist zijn. Ook kan het zijn dat niet elk dossier dezelfde stukken bevat, of dat er stukken ontbreken.

Scan

Van hoeveel werknemers heb je een personeelsdossier aangelegd?

De noodzaak van het aanleggen van een personeelsdossier

Het is noodzakelijk om een dossier van iedere werknemer aan te leggen. Zo ben je wettelijk verplicht om bijvoorbeeld een kopie van een identiteitsbewijs en een stamkaart van iedere werknemer te hebben.

Scan

Is jouw personeel geïnformeerd over het feit dat je persoonsgegevens van hen verwerkt?

De wettelijke verplichting om personeel te informeren

Wettelijk gezien ben je verplicht om jouw personeel te informeren over het feit dat je personeelsgegevens van hen verwerkt en voor welke doeleinden je dit doet (bijvoorbeeld voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst).

Zorg ervoor dat dit standaard onderdeel is van de indiensttreding procedure!

Scan

Hoe frequent worden alle personeelsdossiers binnen jouw organisatie gecontroleerd op juistheid en volledigheid, inclusief toetsing op wettelijke bewaar- en vernietigingstermijnen?

Denk aan de wettelijke bewaartermijn van jouw documenten

Om te voldoen aan wetgeving dien je documenten waarvan de bewaartermijn verstreken is te vernietigen. Naarmate je jouw dossiers minder vaak en niet gestructureerd controleert, loop je risico als ondernemer, omdat je dossiers waarschijnlijk niet compliant zijn.

Scan

Hoe vaak muteren de dossiers van personeel dat je in dienst hebt gemiddeld bij jouw organisatie?

Personeelsdossiers zouden minimaal één keer paar jaar moeten muteren

Eens per jaar zou het minimum moeten zijn. Ieder jaar moet er voor iedere medewerker namelijk een beoordelingsverslag toegevoegd worden. Indien dit niet gebeurt, kunnen ontslagprocedures lastiger / kostbaarder worden.

Scan

Hoe vaak muteren de dossiers van personeel dat je in dienst hebt gemiddeld bij jouw organisatie?

Met (deels) fysieke dossiers werken, raden we sterk af

Werken met (deels) fysieke dossiers is namelijk niet efficiënt. Het archief moet goed beveiligd worden en het is lastig om jouw personeel toegang te geven. Al met al kost dit een stuk meer tijd dan als je dit digitaal inregelt.

Scan

Welk deel van het personeel heeft online toegang tot hun dossier?

Het recht op inzage van dossiers van jouw medewerkers

Iedere werknemer heeft wettelijk recht op inzage van zijn/haar dossier. Dit kun je digitaal efficiënt inregelen. Anno 2017 is dit een must voor iedere werknemer.

Scan

Van welke van de onderstaande tools maak je gebruik voor uitwisseling van documenten -die persoonsgegevens bevatten- met personeel of accountant?

Let op: jouw manier van uitwisselen van documenten die persoonsgegevens bevatten voldoen niet aan wetgeving

Jouw manier van uitwisselen van documenten met personeel en/of accountant voldoet niet aan de wetgeving met betrekking tot de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Kies dus zorgvuldig hoe/waar je jouw personeelsdossiers onderbrengt. Gebruik tools (zoals Qwoater) voor het bijhouden van dossiers die dit wel doet.

Met de cloud-software van Qwoater heb je
controle over je personeelsdossiers

Personeelsdossiers vallen vanwege de privacygevoelige informatie die ze bevatten onder steeds striktere wetgeving, zowel op nationaal als op Europees niveau.

Qwoater zorgt ervoor dat het opslaan en delen van dossiers gemakkelijk wordt en bovendien voldoet aan wet- en regelgeving en dat de beveiliging van documenten gewaarborgd is.

Kunnen we je verder helpen?

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Aanmelden
Support