Privacy Statement Qwoater

Qwoater is een applicatie voor beheer en opslag van cliënt en personeelsdossiers specifiek voor accountants- en administratiekantoren in Nederland. Accountants- en administratiekantoren en hun stakeholders die met Qwoater werken, hebben toegang tot allerlei documenten over onder andere personeel, jaarrekeningen, en rapporten van hun klanten. In de applicatie worden daartoe verschillende soorten persoonsgegevens opgeslagen. Bescherming van de privacy van ondernemingen en personen is hierbij van essentieel belang: vertrouwen in dienstverlening is cruciaal. Daarom behandelt Qwoater alle (persoons)gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, waarbij de eisen die voortvloeien uit onder andere de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in acht worden genomen.

In Qwoater worden persoonsgegevens opgeslagen, geraadpleegd en gewijzigd. In het geval van HR diensten is de werkgever van de werknemer wiens gegevens dit betreft in juridische zin aan te merken als verantwoordelijke voor deze verwerking: hij bepaalt het doel van en de middelen voor verwerking. Het accountants- of administratiekantoor aan wie bijvoorbeeld de HR dienst is uitbesteed door de werkgever is in juridische zin verwerker van de persoonsgegevens: zij verwerkt de gegevens ten behoeve van de werkgever. Qwoater is vervolgens sub-verwerker van de betreffende persoonsgegevens. In andere gevallen, zoals bij advies aan klanten van het accountants kantoor, is de accountant verantwoordelijke en Qwoater de verwerker.

Voor sommige verwerkingen is Qwoater wel zelf verantwoordelijke, bijvoorbeeld in het kader van de contactgegevens die bijgehouden worden van de klanten zelf. De verplichtingen die privacywetgeving oplegt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens rusten in principe op de verantwoordelijke. Hij of zij moet ervoor zorgen dat voldaan wordt aan de wet bij de verwerking van de gegevens. Echter, Qwoater heeft als (sub-)verwerker ook bepaalde verplichtingen, bijvoorbeeld op het gebied van beveiliging van persoonsgegevens. Qwoater heeft daarom met haar klanten sub-verwerkersovereenkomsten gesloten, waarin onder andere staat aan welke beveiligingseisen voldaan wordt en wat er gebeurt in geval van een datalek.

In de sub-verwerkersovereenkomst is ook de mogelijkheid voor Qwoater tot statistisch gebruik van omvang en typen documenten die in Qwoater opgeslagen zijn. Qwoater verricht onder andere statistische analyses met deze gegevens, om de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren en informatieproducten te ontwikkelen. Middels informatieproducten worden bijvoorbeeld trends en ontwikkelingen in beeld gebracht. Qwoater stelt alleen informatieproducten beschikbaar die niet tot individuele personen herleidbare gegevens bevatten, en richt zich op het faciliteren van de accountancy processen. Qwoater geeft geen medewerking aan statistische analyses die tegen de belangen van accountancy- of administratie kantoren of haar klanten in gaan en gaat uiterst zorgvuldig met gegevens om.

Bij bezoek van de website van Qwoater wordt een aantal bezoekgegevens, cookies, bijgehouden. Cookies zijn kleine bestanden die op een computer, telefoon of tablet worden geplaatst door de aanbieder van een website, waarmee informatie wordt verzameld over het bezoek aan de website. Deze cookies zorgen er onder andere voor dat de website sneller werkt en beschermen de website tegen hack-aanvallen. Daarnaast geven zij informatie over bijvoorbeeld de locatie waar de website bezocht wordt en leveren zij monitoring gegevens voor een goede technische werking van de Qwoater webapplicaties. Meer informatie over cookies is onder andere hier en hier te vinden. Zie ook dit artikel van de Autoriteit Consument & Markt voor meer informatie over cookies en het gebruik daarvan.

Aan deze website is de software van ActiveCampaign gekoppeld. Deze software maakt marketing automation mogelijk die gebruikt wordt binnen formulieren en vanuit nieuwsbrieven. De software maakt hiervoor gebruik van een first party cookie.
Voor het versturen van transactie emails wordt gebruik gemaakt van de diensten van AWS en Twillio Sendgrid. Transactie email wordt niet gebruikt voor marketingdoeleinden.

Qwoater verstuurt regelmatig digitale nieuwsbrieven aan haar eigen klanten of relaties voor informatie over haar diensten en voor commerciële doeleinden. Hierin is altijd een mogelijkheid tot afmelding opgenomen onderaan elke nieuwsbrief (opt-out).

Onze formulieren worden getoond middels de plugin Gravity Forms (van Rocketgenius, Inc.). 

Bij het versturen van een formulier, wordt de data opgeslagen in de WordPress database. Hier worden dus ook mogelijke persoonsgegevens opgeslagen. Naast de ingevulde velden wordt er door het formulier ook nog het IP-adres van de gebruiker opgeslagen. Dit doen we om eventuele SPAMmers te blokkeren.

Op geen enkele manier wordt deze informatie gedeeld met Rocketgenius.

De website-hosting is ondergebracht bij de WordPress hoster Savvii BV. Op hun servers staan dus de website bestanden en de database. In deze database worden ook enkele persoonsgegevens opgeslagen, waaronder de gegevens die op formulieren worden ingevuld. Hieronder vallen Naam, Functie, Bedrijfsnaam, E-mailadres, Telefoonnummer, Website, Adres en IP-adres. 

• Privacy Policy

Het marketing automation systeem dat wordt gebruikt is ActiveCampaign. Dit database-systeem slaat data op van personen / bedrijven. Persoonsgegevens die hierin kunnen worden bewaard zijn: Naam, Functie, Bedrijfsnaam, E-mailadres, Telefoonnummer, Website, Adres. 

Naast bovenstaande gegevens wordt er -indien je ons toestemming geeft om cookies te installeren- ook bijgehouden welke pagina’s je op de website bezoekt. Dit biedt ons de mogelijkheid om je content aan te bieden die bij je past.

Onze nieuwsbrieven en e-mailcampagnes worden ook verstuurd met ActiveCampaign. Hierbij houden we bij wie op welke link klikt zodat we kunnen zien welke type content het beste aanspreekt bij de doelgroep van de nieuwsbrief / campagnes. 

De data in ActiveCampaign wordt door hen gehost via AWS in de US. Voor meer informatie zie ActiveCampaign:

• Privacy Policy
• Terms of Service
• ActiveCampaign and the EU-US Privacy Shield 
• Data Privacy Addendum (DPA)
• Lijst met Sub-processors

In Google Analytics (GA4) wordt het verkeer van onze website bijgehouden. Met behulp van deze tool worden website prestaties en effecten van marketing activiteiten geanalyseerd. GA4 registreert o.a.:

• Vanaf welke locatie bezoek je de website?
• Vanaf welke source (bron) kom je op deze website?
• Hoe lang blijf je op deze website?
• Welke pagina’s bekijk je?
• Welke mate van interactie (engagement) is er met de bezochte pagina’s?
• Wat voor een apparaat / besturingssysteem / browser gebruik je?
• Welke formulieren vul je in?

GA4 gebruikt IP-adressen om een continent, land, regio en plaatsnaam te koppelen aan een gebruiker. IP-adressen en persoonsgegevens van gebruikers worden nooit opgeslagen. De data die wordt verzameld wordt maximaal 14 maanden opgeslagen en ook verwerkt op servers binnen het continent waar de organisatie gevestigd is. Binnen de verzamelde data is het mogelijk (op aanvraag) de data van een specifieke gebruiker te verwijderen. Indien je wilt voorkomen dat data van een websitebezoek wordt verzameld kunt u de Google Chrome opt-out browser add-on installeren.

De verzameling en verwerking van data is geanonimiseerd en data worden niet verzameld of verwerkt door derden. Google kan informatie wel aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben met Google een bewerkersovereenkomst gesloten en Google daarbij verboden de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

• Privacy policy
• Cloud Data Processing Addendum (DPA)

Deze website gebruikt Google Tag Manager. Hiermee kunnen we verschillende (tracking)codes (tags) beheren op de website. Tag Manager zelf registreert geen persoonsgegevens en zorgt er enkel voor dat er bepaalde tags worden geactiveerd of niet.  

De data opgeslagen door Google wordt gehost in de US.

• Privacy Policy

Op de website wordt gebruik gemaakt van lettertypes via Google Fonts zodat de website aansluit op onze huisstijl. Als je deze website bezoekt, laadt je browser deze in je cache om tekst op de juiste manier te tonen. Om dit te kunnen maakt je browser verbinding met Google’s servers, waardoor Google ziet dat je onze website bezoekt met vanuit jouw IP-adres. 

De data opgeslagen door Google wordt gehost in de US.

• Meer over Google Fonts
• Privacy Policy

Op deze website worden een aantal tracking codes van derden (services) gebruikt om advertenties te tonen die aansluiten op de pagina’s die je op onze website hebt bezocht. De service waar we deze advertenties op tonen is van Google. 

Als je een account bij bovenstaande partij hebt, kan het zijn dat er in hun privacy policy staat dat ze jouw bezoek aan onze website kunnen linken aan jouw profiel op hun website. Hierdoor kan het dus zijn dat jouw bezoek aan onze website wordt gedeeld met de onderstaande partij. Wij delen zelf geen persoonsgegevens met deze services. 

• Google Ads (privacy policy)

In ons Cookie Statement vind je een overzicht van alle Cookies die op deze website draaien.

Betrokkenen, de natuurlijke personen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, kunnen een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die de verantwoordelijke over hen verwerkt. Voor de persoonsgegevens die Qwoater als (sub-)verwerker verwerkt is de werkgever of accountants- en administratiekantoor verantwoordelijk: verzoeken tot inzage en daarna eventueel tot wijziging, afscherming of verwijdering van de persoonsgegevens kunnen daarom gericht worden tot de werkgever of accountants- of administratiekantoor. Indien Qwoater als (sub-)verwerker dergelijke verzoeken ontvangt, zullen deze worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke. Met betrekking tot de overige gegevensverwerkingen kunnen verzoeken tot inzage en eventueel wijziging, afscherming of verwijdering gericht worden tot Qwoater BV t.a.v. de Directie, Postbus 152, 5000 AD Tilburg of privacy@qwoater.nl . Inkomende verzoeken worden zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken, in behandeling genomen en beantwoord.

In juli 2020 is door het Europese hof, in de zgn. Schrems II uitspraak, het Privacy Shield ongeldig verklaard. Het Privacy Shield regelde tot dan toe de uitwisseling van persoonsgegevens tussen EER en VS binnen de eisen van de AVG, Zoals de meeste organisaties werkt ook Qwoater samen met organisaties die hun hoofdkantoor in de VS hebben (bijv. Google, AWS, Microsoft) en houden we de gevolgen van de uitspraak en te nemen maatregelen in de gaten via de privacy organisaties zoals de Autoriteit Persoonsgegevens en de European Data Protection Board (EDPB). Daarnaast worden alle documenten in Qwoater in de EER bewaard en zijn deze meervoudig versleuteld zodat de inhoud van documenten in de VS nooit leesbaar zijn. Hiermee is de vertrouwelijkheid van de gegevens in documenten gegarandeerd.

Dit privacy statement kan gewijzigd worden. De meest recente versie van dit privacy statement is altijd te vinden op deze pagina. Laatst aangepast op 06-05-2022.