Privacy Statement Qwoater

Structureren

archiveren

Archiveren

structureren

Delen

delen

Creëren

creëren

Qwoater is een applicatie voor beheer en opslag van cliënt en personeelsdossiers specifiek voor accountants- en administratiekantoren in Nederland. Accountants- en administratiekantoren en hun stakeholders die met Qwoater werken, hebben toegang tot allerlei documenten over onder andere personeel, jaarrekeningen, en rapporten van hun klanten. In de applicatie worden daartoe verschillende soorten persoonsgegevens opgeslagen. Bescherming van de privacy van ondernemingen en personen is hierbij van essentieel belang: vertrouwen in dienstverlening is cruciaal. Daarom behandelt Qwoater alle (persoons)gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, waarbij de eisen die voortvloeien uit onder andere de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in acht worden genomen.

Verwerking van persoonsgegevens

In Qwoater worden persoonsgegevens opgeslagen, geraadpleegd en gewijzigd. In het geval van HR diensten is de werkgever van de werknemer wiens gegevens dit betreft in juridische zin aan te merken als verantwoordelijke voor deze verwerking: hij bepaalt het doel van en de middelen voor verwerking. Het accountants- of administratiekantoor aan wie bijvoorbeeld de HR dienst is uitbesteed door de werkgever is in juridische zin verwerker van de persoonsgegevens: zij verwerkt de gegevens ten behoeve van de werkgever. Qwoater is vervolgens sub-verwerker van de betreffende persoonsgegevens. In andere gevallen, zoals bij advies aan klanten van het accountants kantoor, is de accountant verantwoordelijke en Qwoater de verwerker.

Voor sommige verwerkingen is Qwoater wel zelf verantwoordelijke, bijvoorbeeld in het kader van de contactgegevens die bijgehouden worden van de klanten zelf. De verplichtingen die privacywetgeving oplegt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens rusten in principe op de verantwoordelijke. Hij of zij moet ervoor zorgen dat voldaan wordt aan de wet bij de verwerking van de gegevens. Echter, Qwoater heeft als (sub-)verwerker ook bepaalde verplichtingen, bijvoorbeeld op het gebied van beveiliging van persoonsgegevens. Qwoater heeft daarom met haar klanten sub-verwerkersovereenkomsten gesloten, waarin onder andere staat aan welke beveiligingseisen voldaan wordt en wat er gebeurt in geval van een datalek.

Statistisch gebruik

In de sub-verwerkersovereenkomst is ook de mogelijkheid voor Qwoater tot statistisch gebruik van omvang en typen documenten die in Qwoater opgeslagen zijn. Qwoater verricht onder andere statistische analyses met deze gegevens, om de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren en informatieproducten te ontwikkelen. Middels informatieproducten worden bijvoorbeeld trends en ontwikkelingen in beeld gebracht. Qwoater stelt alleen informatieproducten beschikbaar die niet tot individuele personen herleidbare gegevens bevatten, en richt zich op het faciliteren van de accountancy processen. Qwoater geeft geen medewerking aan statistische analyses die tegen de belangen van accountancy- of administratie kantoren of haar klanten in gaan en gaat uiterst zorgvuldig met gegevens om.

Cookies

Bij bezoek van de website van Qwoater wordt een aantal bezoekgegevens, cookies, bijgehouden. Cookies zijn kleine bestanden die op een computer, telefoon of tablet worden geplaatst door de aanbieder van een website, waarmee informatie wordt verzameld over het bezoek aan de website. Deze cookies zorgen er onder andere voor dat de website sneller werkt en beschermen de website tegen hack-aanvallen. Daarnaast geven zij informatie over bijvoorbeeld de locatie waar de website bezocht wordt. Meer informatie over cookies is onder andere hier en hier te vinden. Zie ook dit artikel van de Autoriteit Consument & Markt voor meer informatie over cookies en het gebruik daarvan.

Marketing automation

Aan deze website is de software van ActiveCampaign gekoppeld. Deze software maakt marketing automation mogelijk die gebruikt wordt binnen formulieren en vanuit nieuwsbrieven. De software maakt hiervoor gebruik van een first party cookie.

Nieuwsbrief

Qwoater verstuurt regelmatig digitale nieuwsbrieven aan haar eigen klanten of relaties voor informatie over haar diensten en voor commerciële doeleinden. Hierin is altijd een mogelijkheid tot afmelding opgenomen onderaan elke nieuwsbrief (opt-out).

Rechten van betrokkenen

Betrokkenen, de natuurlijke personen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, kunnen een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die de verantwoordelijke over hen verwerkt. Voor de persoonsgegevens die Qwoater als (sub-)verwerker verwerkt is de werkgever of accountants- en administratiekantoor verantwoordelijk: verzoeken tot inzage en daarna eventueel tot wijziging, afscherming of verwijdering van de persoonsgegevens kunnen daarom gericht worden tot de werkgever of accountants- of administratiekantoor. Indien Qwoater als (sub-)verwerker dergelijke verzoeken ontvangt, zullen deze worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke. Met betrekking tot de overige gegevensverwerkingen kunnen verzoeken tot inzage en eventueel wijziging, afscherming of verwijdering gericht worden tot Qwoater BV t.a.v. de Directie, Postbus 152, 5000 AD Tilburg of privacy@qwoater.nl . Inkomende verzoeken worden zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken, in behandeling genomen en beantwoord.

Ongeldigheid Privacy Shield

In juli 2020 is door het Europese hof, in de zgn. Schrems II uitspraak, het Privacy Shield ongeldig verklaard. Het Privacy Shield regelde tot dan toe de uitwisseling van persoonsgegevens tussen EER en VS binnen de eisen van de AVG, Zoals de meeste organisaties werkt ook Qwoater samen met organisaties die hun hoofdkantoor in de VS hebben (bijv. Google, AWS, Microsoft) en houden we de gevolgen van de uitspraak en te nemen maatregelen in de gaten via de privacy organisaties zoals de Autoriteit Persoonsgegevens en de European Data Protection Board (EDPB). Daarnaast worden alle documenten in Qwoater in de EER bewaard en zijn deze meervoudig versleuteld zodat de inhoud van documenten in de VS nooit leesbaar zijn. Hiermee is de vertrouwelijkheid van de gegevens in documenten gegarandeerd.

Tenslotte

Dit privacy statement kan gewijzigd worden. De meest recente versie van dit privacy statement is altijd te vinden op deze pagina. Laatst aangepast op 26-5-2021.

Aanmelden
Support