Pak de controle over je personeelsdossiers!

Formule 1-coureur Mario Andretti zei ooit: ‘Als alles onder controle lijkt, ga je niet hard genoeg!’ Andretti heeft in zekere zin gelijk; je moet soms snel beslissen en risico’s aangaan. Direct het moment pakken in plaats van eerst langdurig alle voors en tegens afwegen op een goudschaaltje. Schakel je snel – en laat je de controle wat los – dan ga je misschien als een speer. Maar de kans dat je brokken maakt, wordt daarmee reëel. Eén ding is zeker; wil je als werkgever in control zijn over je personeelsdossiers, dan mag je geen ‘type Andretti’ zijn!

Van werkgevers wordt verwacht dat zij hun werkgeverschap zorgvuldig invullen. Daar hoort dus ook bij dat personeelsdossiers degelijk worden aangelegd en ook structureel worden bijgewerkt. Uiteraard stellen wetgeving en de Belastingdienst hier bepaalde eisen aan, maar daarnaast heb je ook een zekere vrijheid om de dossiers in te richten. Houd in ieder geval de volgende zaken permanent op de radar:

• Je moet je personeel informeren over de redenen waarom je hun gegevens verzamelt.
• Als een werknemer vraagt om inzage in zijn of haar dossier, ben je er als werkgever wettelijk toe verplicht om aan dat verzoek mee te werken.
• Je bent als werkgever verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens in het personeelsdossier.
• De juiste bewaar- en vernietigingstermijnen van bepaalde documenttypen moeten in acht worden genomen (onder meer voorgeschreven vanuit de Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet op de Loonbelasting).
• Personeelsdossiers horen altijd goed beveiligd te zijn.

In control over je personeelsdossiers

De vraag is: hoe zorg je er nu voor dat je daadwerkelijk in control bent – en blijft – over je personeelsdossiers? Qwoater helpt je hierbij, door hierop toegesneden functionaliteit te bieden. Zo monitort Qwoater automatisch de bewaar- en vernietigingstermijnen van documenten. Op het moment dat de maximale bewaartermijn van een document is bereikt, wordt het betreffende document automatisch opgeschoond. Daar heb je dus geen omkijken naar. Binnen Qwoater kun je documenten gemakkelijk bijwerken. Daardoor heb je de zekerheid dat je als belanghebbende – werkgever, werknemer of accountant – altijd naar de meest actuele gegevens kijkt.  Extra verifiëren of je daadwerkelijk mag vertrouwen op de actualiteit van de gegevens, is hierdoor niet (meer) nodig. Als werkgever en werknemer kijk je zo ook altijd naar exact dezelfde versie van een document of dossier!

Audit trails

Je wilt onder alle omstandigheden kunnen vertrouwen op de integriteit en actualiteit van de gegevens in je personeelsdossiers. Daarom wil je ook kunnen traceren wie bepaalde gegevens heeft gewijzigd en om welke gegevens het precies gaat. Ook moet duidelijk zijn wanneer de wijzigingen zijn doorgevoerd. Qwoater biedt je daarom de mogelijkheid om audit trails te tonen. Als ergens in een dossier afwijkingen of omissies zitten, kun je hiermee vaak snel herleiden wat de oorzaak is. Dat scheelt (kostbaar) uitzoekwerk. Je weet zo immers gelijk wie je moet aanspreken voor extra tekst en uitleg! De autorisatiematrix in Qwoater zorgt ervoor dat alleen daartoe geautoriseerde personen gegevens kunnen wijzigen.

Managementinformatie

Qwoater staat voor Cloud Document Management en Secure Document Sharing. Ofwel, gestructureerd documentbeheer in de cloud en veilig documenten kunnen uitwisselen met je werknemers en je accountant. Maar dat is niet het enige; Qwoater biedt ook meerwaarde doordat je hier managementinformatie uit kunt halen. Met een simpele druk op de knop wordt een managementrapport voor je samengesteld (in Excel). Dit rapport biedt je de volgende faciliteiten:

• direct zicht op de documenten die er in je werkgeversdossier staan;
• de documenten in de dossiers van je werknemers komen overzichtelijk in beeld;
• duidelijk kunnen zien wanneer documenten, zoals een kopie van een identiteitsbewijs, in een personeelsdossier ontbreken;
• een overzicht met de namen van werknemers van wie het beoordelingsverslag van het vorig jaar nog ontbreekt in hun personeelsdossier.

Qwoater ondersteunt je ook bij de striktere eisen die er gaan gelden zodra de Algemene Gegevens Verordening op 25 mei 2018 van kracht wordt. Onder meer met extra privacyborging en de hiervoor besproken audittrails.