Iedereen kent binnen zijn familie- of kennissenkring wel een voorbeeld van ‘de verzamelaar’. De verzamelaar in kwestie kan geen afstand doen van dierbare spullen of breidt zijn – soms wel aardige – verzameling(en) gedurende jaren gestaag uit. Dat de inner space van zijn of haar huis door die verzameldrift met de dag afneemt, lijkt hem of haar daarbij maar weinig te deren. Verzamelaars binnen je sociale kringen vormen meestal geen probleem. Maar wat nu als een typische ‘verzamelaar’ binnen jouw organisatie verantwoordelijk is voor het beheer van de personeelsadministratie?
Als deze ‘verzamelaar’ het gedrag uit zijn privésfeer krachtig doorzet binnen de HR-afdeling van jouw bedrijf of organisatie, zou je zomaar kunnen grossieren in de papieren en digitale personeelsdocumenten. Een beeld van stapels mappen, uitpuilende archiefkasten en veelvuldig opzoekwerk dringt zich daarbij onmiddellijk op. Maar waar je vroeger nagenoeg alles mocht bewaren wat je maar wilde, wordt het ‘spel’ vandaag de dag anders gespeeld! Documenten mogen niet naar willekeur tot in lengte van dagen worden bewaard en privacybescherming is zwaarder gaan wegen. De aard en inhoud van het document bepalen nu de periode die je het mag bewaren.
Korte houdbaarheidsdatum
Laten we beginnen met de documenten die je het allerkortst in je bezit mag houden. Dat zijn alle documenten die je hebt verzameld over een afgewezen sollicitant, inclusief de brief of brieven die je rechtstreeks van deze persoon ontvangen hebt. Deze documenten behoren uiterlijk vier weken na afwijzing van de sollicitant vernietigd te worden. Dat is ook niet meer dan logisch, want je gaat tenslotte niet verder met deze persoon. Treden werknemers – al dan niet vrijwillig – bij je uit dienst? In dat geval vloeit uit de Wet Bescherming Persoonsgegevens voort dat je bepaalde documenten uit hun dossier niet langer dan twee jaar mag bewaren. Zo zijn onder meer hun sollicitatiebrieven, CV’s, arbeidsovereenkomsten, beoordelingsformulieren en -verslagen volgens de wet uiterlijk twee jaar na uitdiensttreding rijp voor de shredder en de deleteknop.
Langere bewaartermijn
Sommige documenten moet je langer bewaren. Als werkgever ben je op grond van de Wet op de Loonbelasting verplicht om bij indiensttreding van een werknemer zijn of haar identiteit te controleren aan de hand van een geldig identiteitsdocument (let op, een rijbewijs kan hiervoor niet gebruikt worden). Na deze controle hoor je een kopie van dit gecontroleerde document, met daarop duidelijk zichtbaar het BSN en de pasfoto, op te nemen in je administratie (bewaarplicht). Deze kopie moet je vijf jaar bewaren na uitdiensttreding en diezelfde termijn geldt ook voor loonbelastingverklaringen. De Belastingdienst verlangt bovendien (zoals bekend) dat je documenten die in fiscaal opzicht van belang zijn, bewaart gedurende een periode van zeven jaar. Daar horen bijvoorbeeld de stamkaart van je werknemer bij, aanvullende arbeids- en salarisafspraken en een afstandsverklaring woon-werkverkeer.
Grip!
De kernvraag is: hoe zorg je er nu voor dat je grip krijgt én houdt op de juiste bewaar- en vernietigingstermijnen van alle documenten in je personeelsdossiers? Qwoater biedt een praktische oplossing voor dit probleem door de bewaar- en vernietigingstermijnen van de documenten in je personeelsdossiers te bewaken en te borgen. Afhankelijk van het type document en de uitdiensttredingsdatum (zoals geregistreerd in loket.nl) van je werknemers, worden documenten automatisch op het juiste moment vernietigd. Dit geeft jou de zekerheid dat je handelt conform wet en regelgeving, zonder extra moeite. Kortom, laat Qwoater gewoon het werk doen!
Deel dit artikel:
