Wist je dat Qwoater meerdere functies heeft ontwikkeld om je beter te laten voldoen aan de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG) en om je dossiers eenvoudiger te beheren? We vertellen je er meer over in deze blog!
Nieuwe documenttypes
Op verzoek van onze gebruikers wordt het aantal documenttypes binnen Qwoater verder uitgebreid, zodat dossiers meer gespecificeerd opgebouwd kunnen worden. De onderstaande documenttypes worden aan Qwoater toegevoegd:
Uitbreiding documenttypes werkgeversdossier:
- Correspondentie belastingdienst
Uitbreiding documenttypes werknemersdossier:
- Doelgroepverklaring
- Loonbeslag
- Re-integratie
- TVT regeling
- Verstrekking
Deze nieuwe documenttypes zijn per direct beschikbaar voor alle gebruikers van Qwoater. Zoals bekend kun je zelf bepalen welke van deze documenttypes beschikbaar komen voor je klanten. Via de autorisatiematrix stel je in welke rollen gebruik kunnen maken van deze documenttypes.
Op het helpdeskportaal treft je in de sectie “HRM” uitleg aan over het instellen van de autorisatiematrix.
Voorkom het bezit van dossiers die verwijderd dienen te worden
Het kan voorkomen dat je een klantdossier wilt verwijderen, bijvoorbeeld omdat een klant naar een andere dienstverlener is overgestapt. In dergelijke gevallen wil je er zeker van zijn dat je inderdaad geen dossiers meer in je bezit hebt die je soms in het kader van de AVG niet meer mag bezitten. Speciaal voor deze situaties is een functie toegevoegd waarmee je een volledig klantdossier kunt verwijderen. Deze functie verwijdert van de betreffende klant alle documenten uit het werkgeversdossier en alle documenten uit de dossiers van de werknemers. Ook de documenten waar je als provider geen toegang toe had, zullen verwijderd worden. Na uitvoering van deze functie zullen er voor die klant geheel geen documenten meer aanwezig zijn in Qwoater. Qwoater brengt in dat geval ook geen kosten meer in rekening voor die klant.
Recht op dataportabiliteit? Geregeld met Qwoater!
In Qwoater zijn documenten opgeslagen die in veel gevallen persoonsgegevens bevatten. Aan Qwoater wordt functionaliteit toegevoegd waarmee documenten eenvoudig geëxporteerd kunnen worden (om vervolgens desgewenst eenvoudig in een ander systeem geïmporteerd te kunnen worden). Deze functionaliteit is overigens niet beperkt tot alleen documenten die persoonsgegevens bevatten; met een druk op de knop creëer je een export van alle documenten uit het dossier van een klant inclusief de dossiers van alle werknemers. Ook wordt daarbij automatisch een meta-data-bestand aangemaakt dat gebruikt kan worden om de documenten in een ander systeem te importeren. Klanten kunnen deze functie ook zelf gebruiken om een export van al hun documenten te maken. Uiteraard houdt deze functie rekening met de ingestelde autorisaties; de export bevat alleen de documenten van de documenttypes waar de rol, die de export-functie aanroept, rechten toe heeft. Zo blijf je als gebruiker van Qwoater letterlijk de baas over je (eigen) documenten en kun je ook buiten Qwoater altijd snel beschikken over alle dossiers. Bovendien voorzie je zo in het recht op dataportabiliteit van de dossiers die in Qwoater zijn opgeslagen!
Op het helpdeskportaal lees je in de sectie “HRM” hoe u deze functie kunt gebruiken.
Deel dit artikel:
