Ben je op zoek naar een document management systeem (DMS) voor jouw accountantskantoor? Dan wil je natuurlijk het product dat het beste bij jou en je behoeften past. Maar waar moet je dan op letten? Hoe kies je nu zorgvuldig? Daar helpen wij je bij, want in dit artikel vind je negen tips bij het kiezen van een nieuw DMS.
Tip 1: Laat je begeleiden bij de keus voor een document management systeem
Ga niet solo aan de slag bij de zoektocht naar een DMS, maar schakel iemand in die kennis van of ervaring heeft met dit soort software. Dit kan zowel een extern als intern persoon zijn. Hoe dan ook: je hebt deze expertise nodig om gegronde keuzes te maken.
Tip 2: Kies voor de cloud
Natuurlijk wil je dat jouw DMS voorlopig even mee kan. Daarom raden wij aan om een cloudbased document management systeem te kopen in plaats van een on-premise-variant. Een cloudoplossing is namelijk veel betrouwbaarder op het gebied van gegevensbeveiliging, security in het algemeen en wordt continu geüpdatet.
Tip 3: Inventariseer alle kansen en beperkingen
Voordat je je volledig committeert aan een oplossing, is het goed om alle kansen en beperkingen ervan in kaart te brengen. Zo zien wij dat veel organisaties voor SharePoint kiezen bij documentopslag. Het ligt voor de hand, omdat veel kantoren toch al met Microsoft 365 werken. Alleen zijn hier wel een aantal valkuilen waar je op moet letten.
Zo kan iedereen eenvoudig mappen aanmaken, waardoor de structuur snel verdwijnt en documenten moeilijk vindbaar worden. Daarnaast is de toegang en vertrouwelijkheid niet te garanderen. Wil je toch met SharePoint aan de slag? Combineer het dan met een oplossing die de beperkingen hiervan oplost.
Tip 4: Kies voor specialisme in een document management systeem
Op de markt zijn er ontelbaar veel documentmanagement-oplossingen beschikbaar. De eerste schifting maak je door alleen te kijken naar DMS’en die gericht zijn de accountancy. Niet alleen maak je het jezelf makkelijker, gespecialiseerde document management systemen zijn ook volledig aangepast aan jouw processen. Hierdoor hoef jij geen ingrijpende IT-aanpassingen te doen. Ontdek hier de DMS-leveranciers die zich richten op jouw branche.
Tip 5: Houd rekening met de autorisatiestructuur
De ideale oplossing ondersteunt een autorisatiestructuur die aansluit bij de behoeften van jouw accountants- of administratiekantoor. Dat betekent dat je in dit DMS de toegangsrechten kunt beheren voor verschillende documenttypes. Dit doe je met lees-, schrijf- en verwijderrechten die je indeelt per klant- en gebruikersgroep. Daarbij moet het standaard de toegang tot dossiers voor verschillende vestigingen, afdelingen en klantgroepen ondersteunen.
Tip 6: Wees scherp op het implementatietraject
Dit spreekt misschien voor zich, maar in al je enthousiasme vergeet je soms een hele praktische zaak: de duur van het implementatietraject. Laat de snelheid waarmee je kunt starten meewegen in je keuze voor een DMS. Want hoe fijn is het als je het snel kunt gebruiken in je kantoor? Voorkom een technisch traject waarbij je eerst jouw applicatielandschap volledig moet onderzoeken. Voor een native-cloudoplossing is dit echt niet nodig.
Tip 7: Let op de gebruiksvriendelijkheid voor klanten
Je klanten zitten natuurlijk niet te wachten op extra kosten, ingewikkelde portals of inlogsystemen bij het aanleveren van hun documenten. Kies daarom voor een DMS waarin zij deze rechtstreeks kunnen aanleveren en jij je geen zorgen hoeft te maken over de veiligheid en vertrouwelijkheid van deze documenten.
Tip 8: Check de veiligheid
Je DMS zit tjokvol persoonsgegevens, dus je wilt ten alle tijden een datalek voorkomen. Ga daarom altijd voor een oplossing met een bewezen staat van dienst op het gebied van gegevensvertrouwelijkheid en security. Een leverancier met een SOC 2 Type II-rapport over voorgaande jaren, biedt zekerheid en geeft aan dat beveiliging serieus wordt genomen. En als zij jaarlijks audits en PEN-tests uitvoeren, weet je zeker dat je goed zit. Hier kun je overigens ook altijd om vragen.
Bonustip: Heb je een DMS gekozen? Verbeter direct je structuur
Ga je over naar een nieuw DMS? Dan ontkom je er niet aan om documenten en dossiers van het oude systeem naar het nieuwe te migreren. Kies dan niet uit gemak voor het exact overzetten van de oude structuur, maar bekijk samen met je leverancier wat een slimme conversie en optimale structuur is. Zodat je hiermee nog jaren vooruit kunt. Als de leverancier van jouw keuze ervaring heeft met jouw branche, dan hebben zij hier ongetwijfeld een goede visie op. Doe er dus je voordeel mee!
Ontdek Qwoater
Werk je nog met Unit4 Document Manager of de lokale versie van Hyarchis? Dan is de kans aanwezig dat jij op zoek bent naar een nieuw document management systeem en komt deze lijst je goed van pas. En als je nu hier toch bent, kijk dan eens naar Qwoater. Dan kun je ons direct langs onze eigen lat leggen. Bekijk onze DMS-oplossing hier.
Deel dit artikel:
