Werk jij, net als Iris de Vos, HR-adviseur bij Grant Thornton, veel met klantdossiers? Dan herken je vast de dagelijkse struggle van veel tijd kwijt zijn aan dossiers overzetten, autorisatie aanvragen en het handmatig heen en weer verplaatsen van documenten. Iris wist daar ook alles van. Inmiddels werkt ze met QwoaterDIRECT: een oplossing die haar veel werk scheelt én tijd oplevert. Ontdek hoe zij het gebruikt!
Iris krijgt energie van haar werk
Iris werkt al 26 jaar bij Grant Thornton. “Ik krijg echt energie van mijn werk, het contact met de klanten geeft veel voldoening. Soms ben ik ook een sparringpartner voor ze, die ze een beetje ongevraagd advies geeft”, lacht Iris. Het vakgebied waarin ze werkt is heel dynamisch, elke dag is anders. Na al die jaren werkt ze daarom nog steeds met plezier bij Grant Thornton, helemaal nu haar werkzaamheden een stuk sneller én makkelijker gaan.
Complexe vraagstukken
In haar dagelijkse werk houdt ze zich onder andere bezig met salarisadministratie, HR-advies en werkt ze veel samen met juridische collega’s. “Ik heb dagelijks contact met veel verschillende ondernemers. Daardoor krijg ik ook veel complexe vraagstukken en dossiers onder mijn neus. Het is belangrijk dat je daar goed mee omgaat en dat je alles veilig opslaat.”
Werken met Loket
Bij Grant Thornton werkten ze voorheen met de documentopslag van Qwoater en een koppeling met Loket. “In Loket sloegen we veel losse dossiers op die je moest downloaden en doorsturen. Op basis van rollen gaven we medewerkers van een organisatie toegang tot dossiers. We moesten ervoor zorgen dat alles goed geautoriseerd werd. Zo kon een manager in zijn of haar rol toegang krijgen tot een bepaald dossier, die de medewerkers niet zien.”
Foutgevoelig en tijdrovend
Maar er verschuift nog weleens iets in de functies en rollen van medewerkers. Denk aan medewerkers die een promotie krijgen, een overplaatsing of een andere functie. “Wanneer er iets verandert in de rol van een medewerker, is autoriseren alleen niet voldoende. We willen in dat geval dossiers verplaatsen, zonder deze heen en weer te slepen en vervolgens verzoeken te sturen naar Loket.”
“Autoriseren en handmatig opslaan van dossiers op die manier, is daardoor niet alleen foutgevoelig, maar ook tijdrovend. Handmatig opslaan en doorsturen, dat wil je echt niet meer.”
Qwoater geeft vrijheid
Een andere werkwijze was dus echt nodig. Sinds ongeveer twee jaar werkt Grant Thornton daarom met QwoaterDIRECT. “Omdat we al via Loket met de documentenopslag van Qwoater werkten, was de koppeling snel gemaakt. QwoaterDIRECT scheelt mij een hoop tijd en het werkt veel makkelijker.”
“Ik kan autorisaties nu met een paar klikken zelf regelen. Zo kan ik nu zelfs op dossier- en categorietype autorisatie geven en niet alleen op basis van rollen. Ook kan ik de keuze maken door een bepaalde gebruiker alleen toegang te geven tot een deel van een dossier. Ik heb het nu zelf in de hand en dat geeft vrijheid in mijn werk.”
Meer digitaliseren en andere klantwens
Daarom is Iris zo blij met QwoaterDIRECT. “Buiten dat het veel werk en tijd scheelt, is het ook toekomstgericht. Er wordt steeds meer gedigitaliseerd en zaken worden vaker bij de bron gelegd. De behoefte van klanten wordt daardoor ook groter om in verschillende lagen te kunnen autoriseren. Dat vraagt een andere manier van werken.”
De lijnen met Qwoater zijn kort
Maar dat is niet de enige reden waarom ze graag met Qwoater werkt. “Het contact met Qwoater is heel prettig en de lijnen zijn kort. Wanneer ik ergens tegenaan loop, zijn ze altijd bereid om snel te helpen. Maar ook wanneer ik een feature mis en dat aangeef, doen ze daar echt iets mee. Zo wordt het gebruiksvriendelijker. Daarin zijn ze wel onderscheidend, ik krijg echt het gevoel dat we het samen doen.”
Het gebruik in de organisatie
Op dit moment gebruikt alleen de HR-afdeling van Grant Thornton Qwoater, maar Iris ziet meer mogelijkheden. “Mijn collega’s van accountancy maken gebruik van dezelfde data en dossiers. De accountants halen nu zelf gegevens uit Loket met bepaalde autorisaties, zoals salarisgegevens.”
“Het mooiste zou zijn als zij ook met Qwoater gaan werken en we het delen vanuit de klantdossiers. Dat werkt veel makkelijker, vooral omdat we in verschillende klantteams werken. Hier voeren we intern ook gesprekken over. Werken op deze manier is in mijn ogen echt een meerwaarde voor onze organisatie én klanten.”
Hoe maakt Qwoater jouw werk makkelijker?
Dat Iris met haar werk bij Grant Thornton blij is met het gebruik van Qwoater is wel duidelijk. Ben je benieuwd wat Qwoater jouw organisatie kan opleveren? Boek een gratis demo!
Deel dit artikel:
