Ben je op zoek naar een nieuw document management systeem (DMS) voor jouw accountants- of administratiekantoor? Dan heb je de keuze uit meerdere DMS’en. Maar wat zijn de verschillen tussen de leveranciers? Wat zijn de voor- en nadelen van elke oplossing? En welke past nu echt bij jullie kantoor en ambities? We zetten de 5 populairste DMS’en voor accountants op een rijtje!
1: M-Files
M-Files is een Fins bedrijf dat ook een hoofdkantoor in Amerika heeft. Ze werken met lokale distributeurs, waaronder GEONE met een kantoor in Utrecht en Antwerpen. Het DMS van M-Files is heel generiek, waardoor je het in elke branche kunt inzetten.
Voordelen
- Een DMS met veel functionaliteiten, dat je overal voor kunt gebruiken
- Maatwerk is mogelijk
- Een oplossing voor ál je documenten, waardoor ook andere documentatie – naast je klantdocumenten – in hetzelfde systeem zit. (Tip! Vraag je af of dit wel echt zo belangrijk is)
Nadelen
- Kosten zijn moeilijk beheersbaar, doordat de tarieven van veel factoren (gebruikers, modules, koppelingen en meer) afhangen
- Koppelt vooral met grote softwaresystemen die accountants beperkt gebruiken (bijv. AutoCAD en Gmail)
- Weinig invloed op development
- Niet specifiek gericht op de accountancybranche, waardoor beperkte kennis van deze branche.
- De cloudoplossing is afhankelijk van lokale desktop-installaties voor volledige functionaliteit
- Uitgebreid implementatietraject doordat het een enterprise-oplossing is
- Voor onderhoud en beheer is een M-Files-applicatiebeheerder noodzakelijk
2: SharePoint
SharePoint is een oude bekende onder de Microsoft-oplossingen en heeft DMS-functionaliteiten. Veel accountantskantoren maken door de transitie naar de cloud al gebruik van Microsoft 365, dus lijkt het voor de hand te liggen om SharePoint als DMS te gebruiken. Steeds meer kantoren gaan echter na een tijdje toch op zoek naar een andere oplossing voor de klantdocumenten.
Voordelen
- Volledig ontwikkeld vanuit de cloud
- Onderdeel van je Microsoft 365-abonnement
- Volledig geïntegreerd in je Microsoft 365-omgeving
- Veel deelfunctionaliteiten die handig zijn voor werken in kleine teams en bij ad hoc werkzaamheden
Nadelen
- Niet gericht op de accountancy
- Geen invloed op development
- Je verliest snel de structuur en het toegangsbeheer is ingewikkeld
- In de praktijk onveilig voor opslag van klantdocumenten, vertrouwelijkheid is lastig te garanderen
- Voornamelijk een netwerkschijf in de cloud, zonder echte DMS-voordelen
- Gebruiker is verantwoordelijk voor de inrichting en veiligheid
- Documenten delen via meerdere gekoppelde systemen is moeilijk/niet mogelijk
Meer weten over SharePoint inzetten als DMS? Lees dan hier verder.
3: Hyarchis Document Management
Hyarchis heeft roots in de hypotheekbranche en werd bekend in de accountancy door de samenwerking met Unit4/Exact, met het product Unit4 Documentmanager. Deze samenwerking is recent beëindigd, waardoor ze haar klanten nu rechtstreeks ondersteunt. De cloudoplossing van Hyarchis is generiek toepasbaar binnen meerdere branches.
Voordelen
- AI-capaciteiten waarmee ze Compliance en Operational Efficiency integreren in het platform
- Een oplossing voor al je documenten
- Geïntegreerd met Office 365 – realtime samenwerken in documenten via Office Online
- Veel controle over toegangsbeheer tot dossiers en documenten
- Sjablonen beschikbaar, voor bijvoorbeeld de accountancy
Nadelen
- Focussen niet alleen op DMS-functionaliteiten
- Uitgebreid implementatietraject
- Gefinancierd door externe investeerders, waardoor de ontwikkeling van de organisatie onzeker is
- Kosten zijn moeilijk beheersbaar, doordat het afhangt van de modules, het aantal en type gebruikers
- De on-premise-oplossing is de helft goedkoper dan de cloudoplossing
4: Qwoater
Qwoater is een Nederlands bedrijf, dat hun DMS-oplossing specifiek ontwierp voor de accountancybranche. Zij bieden een standaardoplossing aan, die volledig in de cloud zit. Dit maakt de implementatie laagdrempelig. Alleen kun je de oplossing niet zelfstandig uitbreiden met bijvoorbeeld (nog) niet-ondersteunde documentsoorten. Hun DMS wordt alleen gebruikt binnen accountants- en administratiekantoren.
Voordelen
- Volledig ontwikkeld vanuit de cloud
- Eenvoudig te integreren en te koppelen met je belangrijkste accountancysystemen
- Plug and play – geen lang migratietraject
- SOC 2 Type II – hoge veiligheidsstandaard voor het hele systeem
- Volledig gericht op accountants en administratiekantoren
- Voorspelbare kosten doordat je enkel betaalt per dossier
- Sterk autorisatiemodel dat het kleinste tot het grootste kantoor ondersteunt
- Korte time-to-market – functionaliteiten worden elke twee weken uitgebreid
Nadelen
- Geen maatwerk mogelijk, alle ontwikkelingen zijn beschikbaar voor alle klanten
- Uitsluitend voor verwerking en beheer van klantdocumenten
- Documenttypes zijn centraal bepaald en kun je niet handmatig toevoegen
5: Like-IT
Like-IT is een Nederlands bedrijf, dat een add-on bovenop SharePoint aanbiedt. Dit heet DailyDrive en daarmee breid je de basisfunctionaliteit van SharePoint uit, waardoor het als DMS beter beheersbaar wordt. Like-IT focust zich op een aantal branches, waaronder de accountancy.
Voordelen
- Maakt met hun add-on klantdossiers in SharePoint beter beheersbaar
- Meer sturing en veiligheid binnen SharePoint
- Relatief veel in gebruik binnen de accountancy
- Geïntegreerd met Microsoft 365 – realtime samenwerken in documenten
Nadelen
- Afnemen van pilot van 2500 euro verplicht
- Hoge minimumprijs van 19.000 euro per jaar
- Levert meer dan alleen DMS, dus ze moeten hun aandacht verdelen
- Koppelen niet met elke partij, dus kans op vendor lock-in
- Implementatie vraagt meer aandacht dan bij echte cloud-oplossingen
- Erg afhankelijk van ontwikkelingen binnen Microsoft/Sharepoint met relatief veel beheer
- Geen zelfstandige cloud-oplossing, maar een add-on op je eigen Microsoft-tenant
Ontdek Qwoater
Deze lijst met voor- en nadelen is een beknopt overzicht. Daarom geven we hier nog negen tips bij het kiezen van een DMS. Wil je diepgaandere informatie over een product? Bezoek dan vooral de website van de DMS-leverancier die jouw interesse wekt. Viel jouw oog op ons? Boek dan hier een demo en ontdek of Qwoater bij jouw kantoor past.
Deel dit artikel:
