Document Hub vs. DMS: de belangrijkste verschillen voor jou als accountant

Qwoater avatar
Door Qwoater
6 mei 2024

Eén veilige plek, waar je alle klantdossiers van jouw accountancykantoor opslaat en lekker makkelijk weet te vinden? Die je eenvoudig koppelt aan (én weer losmaakt van) de applicaties waar je mee werkt? Dát is de Document Hub. Maar omdat het over documenten gaat, wordt dit veelal verward met een DMS. Dat klopt niet, want er zijn belangrijke verschillen. Welke dat zijn, ontdek je in dit artikel. Wie wint voor jou de battle 

De inrichting van een DMS 

De inrichting van een DMS kan behoorlijk kostbaar en tijdrovend zijn. De uitdaging begint namelijk al bij het bepalen van de functionaliteiten. Een DMS is namelijk een generieke oplossing voor veel verschillende branches en zit daarmee boordevol functionaliteit die jij niet nodig hebt.  

Daarnaast ben jij het met collega’s eindelijk eens geworden over de functionaliteit die er wél in moet – alleen is dat dan weer net niet mogelijk. Je komt dus uit op veel sloop- en maatwerk: functionaliteit eruit halen of proberen te verbergen én het bouwen van maatwerk. Dat kan, mits je dure consultants wil betalen en nog een paar maanden extra implementatietijd hebt. 

VS. 

De inrichting van de Document Hub  

Daar kunnen we kort over zijn: jij hoeft er niet naar om te kijken! De Document Hub is namelijk volledig gemaakt voor de accountancy, dus die ‘ingewikkelde’ inrichting? Hebben wij al voor je gedaan. Alle functionaliteit die jij nodig hebt als accountant, zit erin. Geen sloopwerk, maatwerk of dure consultancyuren. Gewoon, meteen aan de slag.  

De gebruiksvriendelijkheid van een DMS 

Door die generieke functionaliteit en de noodzaak om een DMS om te bouwen, doe je flink af aan de gebruiksvriendelijkheid. Denk aan onnodige, extra stappen in het proces of veel gedoe met het beperken van rechten van collega’s. Het is een beetje te vergelijken als een marathon rennen op te kleine hardloopschoenen: het kán wel, maar eigenlijk past het niet. Zonde!  

VS. 

De gebruiksvriendelijkheid van Document Hub 

De Document Hub is gemaakt voor jou. Hoe fijn is dat? Daarom hebben we overal aan gedacht. Denk aan: direct inzage in de compleetheid van je dossiers, rechtstreeks vanuit de Document Hub veilig documenten delen met derden én een eenvoudige klantomgeving met alle functionaliteiten die je wilt. Geen workarounds, e-mail of handmatige stappen. Gewoon, je documenten op een centrale en veilige plek bewaren. Dat werkt een stuk makkelijker. 

Onderhoud van een DMS

Ellende: je collega van de adviesafdeling komt niet meer in bepaalde mappen. Er blijkt een configuratiefout in het systeem te zitten. Hoe los je dit op? Vaak moet je een DMS voor een groot deel namelijk zelf onderhouden, met eigen applicatiebeheerders. Dus leid je een collega op om dit te doen – maar die collega is nog lang niet zo ver. Er zit dan maar een ding op: een dure consultant inhuren, die pas volgende week tijd heeft.  

VS.

Onderhoud van de Document Hub 

Omdat er geen lastig te onderhouden maatwerkprocessen nodig zijn en we volledig focussen op de accountancybranche, nemen wij het volledige onderhoud en updaten van de Document Hub voor je uit handen. Inclusief de koppelingen. Kan jij weer andere dingen doen!  

Koppelen van applicaties met een DMS 

In een DMS staan je documenten opgeslagen in een complex en afgesloten systeem. Terwijl dit systeem wél moet koppelen met je vaktechnische applicaties. Omdat een DMS niet accountancyspecifiek is, bestaan die koppelingen vaak nog niet. Of ze zijn ze afhankelijk van een bepaalde versie en specifieke inrichtingen. Meestal moet je ze dus zelf gaan bouwen of aanpassen én uiteindelijk ook onderhouden.  

Wissel je een keer van een gekoppelde applicatie? Bijvoorbeeld omdat je van Alure naar Tess gaat? Dan mag je weer opnieuw beginnen met koppelingen bouwen óf moet je al je klantdossiers weer migreren. Ain’t nobody got time for that.  

VS.

Koppelen van applicaties met de Document Hub 

De Document Hub koppelt met gemak aan je huidige applicaties. Lekker plug-andplay, noemen we dat. Op dit moment koppelen we al met AFAS, Loket.nl, Tess, Silverfin, Daywize en Hix, en deze breiden we in hoog tempo uit. Zo ben jij geen tijd en geld kwijt aan het bouwen én onderhouden van koppelingen – dat doen wij voor je. Daarnaast maakt het je applicatie-onafhankelijk: als jij dan eens wilt wisselen van applicatie, dan trek je zo de Document Hub-stekker eruit en plug je ‘m in je nieuwe applicatie. Zonder documentmigratie!  

Documenten delen in een DMS 

Als accountant houd je de klantdossiers nauwkeurig bij. Hoe frustrerend is het dan dat je ontzettend veel handmatige stappen moet doorlopen – document zoeken, downloaden, opslaan en mailen – om een klant iets te laten ondertekenen? Buiten dat het een foutgevoelig proces is, is het nogal een tijdrovende klus. Dat kan een stuk makkelijker. 

En wat doe je met je documentenopslag wanneer jouw kantoor gaat samenvoegen met een ander kantoor? Het is dan belangrijk dat je al je documenten onderling kunt delen, zonder dat je het overzicht verliest. Realiseer dat maar eens soepel in een DMS. Zelfs wanneer beide kantoren hetzelfde DMS gebruiken is samenvoegen een lang traject. 

VS.

Documenten delen in Document Hub

De Document Hub geeft je altijd en overal toegang tot je documenten én delen wordt makkelijker – zowel op intern niveau, als daarbuiten. Tijdelijk bestanden delen op basis van autorisaties is geen probleem én iedere afdeling kan ermee aan de slag.  

Ook krijg je beter inzicht in de voortgang van een dossier op klantniveau. Ieder uur je mail checken en los bestanden opslaan hoeft niet meer. Zo wordt het delen en vinden van klantdossiers een eitje. En doordat delen makkelijker wordt, voeg je ook zonder poespas nieuwe collega’s toe, wanneer jouw kantoor zich samenvoegt met een ander kantoor. Er is geen conversie nodig, want beide kantoren maken al gebruik maken van dezelfde Document Hub.  

Veiligheid van een DMS 

Het inrichten van een DMS is een complex verhaal. Door al dat maatwerk en workarounds, is het lastiger te onderhouden en daardoor best risicovol als het om veiligheid gaat. Hierdoor is de security en vertrouwelijkheid lastig te garanderen, zélfs wanneer de oplossing gecertificeerd is. Jouw specifieke inrichting bepaalt namelijk de veiligheid van jouw DMS. Je weet daarom nooit helemaal zeker of jouw documenten écht veilig staan opgeslagen. En de gevoelige informatie waarmee jij werkt, die wil je veilig bewaren. 

VS.

Veiligheid van de Document Hub 

Dossiers in de cloud? Is dat wel veilig? Je kunt opgelucht ademhalen, want veiliger kan de Document Hub bijna niet zijn! Door onze SOC Type II-certificering staan je documenten veilig achter slot en grendel. De Document Hub kent een standaard inrichting en daardoor is onze certificering van toepassing op de oplossing die jij gebruikt. Hierdoor is de Document Hub een van de veiligste opties voor documentenoplossing binnen de accountancy. Dat geeft vertrouwen, ook bij je klanten. 

Ontdek het zelf  

En, wie wint volgens jou deze battle? Wij weten het zelf natuurlijk wel, maar ook gebruikers zoals Grant Thornton zijn enthousiast. Wil je meer weten over de Document Hub? Lees dan hier verder en boek meteen je gratis demo!  

 

Deel dit artikel:

Facebooktwitterlinkedinmail
Aanmelden
Nieuwsbrief